Algemeen
De INCONTO applicaties en diensten bieden helderheid. Met INCONTO kunt u uw inkoopprocessen en contracten beter structureren en beheren. U heeft direct inzicht in het gehele inkoopproces en/of contractstatus. U ziet waar bijsturing wenselijk is, zodat u uw inkoopprocessen efficiënter kunt inrichten, op korte termijn Quick Wins realiseert en structureel kosten bespaart. Daarnaast nodigen de applicaties door hun gebruiksvriendelijkheid uit tot gebruik.
Visie INCONTO applicaties en diensten
De INCONTO inkoopoplossingen zijn ontwikkeld voor inkoopafdelingen en inkooporganisaties door inkopers en voor contractmanagers door contractdeskundige. INCONTO applicaties zijn tot stand gekomen in samenwerking met Emeritor Procurement Services. Emeritor heeft, als praktijk gericht inkoopadviesbureau, haar ruim 700 jaar operationele inkoopkennis vertaald naar een functionele behoefte t.b.v. de Contract Management en E-procurement inkoopapplicatie. INCONTO heeft dit omgezet in een functioneel ontwerp voor de INCONTO applicaties en onderscheidt zich door haar praktische functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid.
De afgelopen jaren is bij vele ondernemingen de visie ontwikkeld dat operationele inkoop steeds vaker en dieper in de organisatie belegd gaat worden. Enzo is er een behoefte om contracten decentraal beschikbaar te stellen. Deze decentralisatiegedachte wordt echter direct gekoppeld aan de behoefte om de bestellingen via een beheerst proces te laten verlopen en onder controle van de coördinerende (centrale) inkoopfunctie te houden. De INCONTO oplossingen ondersteunen deze visie. INCONTO biedt de klant gereedschap om het orderproces en contractproces te decentraliseren tegen vooraf overeengekomen randvoorwaarden, met behoud van volledig inzicht en beheersing van het proces.
Ontwerpfilosofie INCONTO Inkoopoplossingen
INCONTO applicaties zijn gebouwd op basis van recente internettechnologieën en technieken. Door toepassing van standaard-softwareproducten voor de applicatie is het mogelijk om gebruik te maken van reeds aanwezige licenties en servers bij de opdrachtgever. De gebruikers dienen alleen te beschikken over een browser om toegang te kunnen krijgen tot de applicatie.
INCONTO oplossingen zijn onderling naadloos te integreren. Er ontstaat één totaaloplossing die het tactische en het operationele inkoopproces ondersteunt. Met een gezamenlijke database, dezelfde managementrapportage en menustructuur, dezelfde gebruikersinterface en dezelfde - klantspecifieke - ‘look-and-feel’. Bestellingen worden altijd conform contractvoorwaarden geplaatst. Bovendien geeft de totaaloplossing actueel en real-time inzicht in de benutting van de afgesloten contracten en alle informatie voor het uitvoeren van een adequaat leveranciers management.
Unieke voordelen van INCONTO oplossingen
Web-based
Alle Inconto applicaties zijn web-based en vanaf elke interne of externe locatie benaderbaar.
Zeer grote flexibiliteit
De applicatie kan zeer eenvoudig en door de gebruiker/beheerder zelf aangepast worden aan de eigen organisatie of aan wijzigingen in de organisatie. Dit betreft o.a. het toevoegen van nieuwe variabelen, nieuwe rapportages, autorisaties, aanpassing van schermen. Zelf aanpassen houdt in dat de inhuur van consultants van de leverancier of maatwerkkosten niet noodzakelijk zijn.
Unieke licentiestructuur
Licentie stimuleert een bedrijfsbreed gebruik van de applicatie door aanschaf van een bedrijfslicentie i.p.v. licenties per gebruiker/werkplek. Toe- en uitreding van gebruikers is altijd kostenloos en stimuleert het gebruik.
Laagdrempelig.
Het werken met de applicaties is zeer eenvoudig, waardoor een snelle acceptatie van de applicaties gewaarborgd is. Met behulp van enige basiskennis van kantoorautomatisering is het mogelijk om direct zelf met het gebruiken van de applicatie te starten. Opleiding van medewerkers vindt plaats door zelfstudie, kan in slechts 1 dagdeel plaatsvinden of wordt verzorgd door eigen key-users.
Efficiënte applicatie
Inconto applicaties zijn ontwikkeld vanuit de filosofie van “best of breed oplossingen voor inkoop en contractgerelateerde problematiek”. Hiermee spitst de applicatie zich volledig toe op de te ondersteunen problematiek en wordt met een minimum aan schermen en handelingen de gegevens vastgelegd. Weerstanden bij implementaties zijn laag doordat gebruikers snel de voordelen van het werken mét de applicatie zien en dit het besef geeft van het werken met een ondersteunende tool ipv van een verplichting.
Zeer vele mogelijkheden en opties
De INCONTO applicaties zijn best of breed oplossingen en tevens standaard applicaties. Maatwerkapplicaties worden niet gemaakt en zijn ook niet noodzakelijk. De functionaliteit is toegespitst op de te ondersteunen problematiek en in de basis extreem uitgebreid.
Efficiëntie wordt vergoot door gebruik te maken van de flexibiliteit van de applicatie om aan te passen aan de behoefte/processen van de organisatie. Alle overige functionaliteit kan eenvoudig onzichtbaar worden gemaakt, maar is altijd weer oproepbaar als wijzigingen in de organisatie of in de informatiebehoefte plaatsvinden.
Nauwelijks/geen maatwerk benodigd, weinig extra kosten
Goed aan te passen aan de eigen organisatie zonder extra activiteiten in de vorm van maatwerk. De functionaliteit binnen de applicatie is zeer groot en wordt aangepast aan de organisatie door het verbergen van gegevens en velden. Geen maatwerk maakt toekomstige aanpassingen en updates eenvoudig en goedkoop.
Goede hosting faciliteiten (snel, betrouwbaar, financieel aantrekkelijk)
INCONTO applicaties draaien in het Datacenter van KPN.
Koppelbaar
Zeer eenvoudig koppelbaar aan elke andere applicatie of DMS systeem. Koppelingen vinden plaats buiten de Inconto applicatie en buiten de te koppelen applicatie. Dit houdt in dat INCONTO zijn applicaties altijd standaard kan houden en bevordert het eenvoudig uitvoeren van updates en upgrades. Anderzijds hoeft aan de zijde van de te koppelen applicatie ook geen enkele vorm van maatwerk uitgevoerd te worden, maar vindt slechts een data output/input plaats. Koppelingen zijn hierdoor reeds aanwezig of kunnen tegen geringe kosten(max. 2000 Euro) gerealiseerd worden.
Kostentechnisch interessant
Door de vele voordelen als licentiestructuur, flexibiliteit, zelf aanpassen, weinig opleiding, geen maatwerk nodig, resulteert de aanschaf van een INCONTO applicatie in relatie tot andere applicaties of het totale investeringsbedrag uiteindelijk tot een lagere kostenpost. Ervaringen leren dat veelal tijdens het implementeren al de nodige zaken naar voren komen die een bijdrage leveren aan een snelle terugverdientijd.
Praktische functionaliteit
Een nieuwe term, en misschien niet zo eenvoudig aan te geven, maar onze klanten ervaren dit wel. Wat wij hiermee willen aangeven is dat de INCONTO applicaties ontwikkeld zijn vanuit de jarenlage inkoopkennis van Emeritor. Wij hebben getracht de problematiek die wij in de dagelijkse inkooppraktijk tegenkomen zo goed mogelijk met behulp van tools te ondersteunen. Praktijkmensen herkennen daarom in onze tools heel veel van hun dagelijkse processen en problematiek. Veelal zijn dit hele kleine functionaliteiten, maar in zijn totaal levert dit een praktischer, functioneler en efficiëntere applicatie op, en die sneller geadopteerd wordt door de echte gebruikers.
Multi inzetbaar
INCONTO Contract Management is oorspronkelijk ontwikkeld om inkoopgerelateerde contracten te beheren. In de praktijk is gebleken dat de applicatie en haar flexibiliteit zich uitstekend lenen om voor alle contractsoorten( inkoop-, lease-, arbeids-, verkoop-, inhuur- en afroepcontracten) en contracttypen (eenmalig, doorlopend, jaarlijks, tijdelijk) in te zetten. De applicatie kan daarmee door meerdere disciplines binnen de organisatie worden gebruikt. In de verdere ontwikkeling van de applicatie ligt de focus nu op alle branches. INCONTO E-Procurement kent inmiddels nieuwe ontwikkelingen in de marketingsfeer, maaltijdvoorziening en het optimaliseren van onderhoud.