INCONTO Contract Management
INCONTO INKOOPOPLOSSINGEN
Dé elektronische oplossing voor uw contractbeheer. De applicatie omvat naast de centrale registratie van contracten ook bewaking, signalering en rapportage. De juiste gegevens zijn op het juiste tijdstip, op de juiste plaats en voor de juiste persoon beschikbaar. Contracten worden op de juiste wijze en volledig benut.
De INCONTO Contract Management applicatie bestaat uit een drietal niveau’s en een communicatieschil:
1. Contractbeheer proces, eerste niveau:
Het primaire doel, ondersteunen van het contract-beheerproces, valt uiteen in drie fasen: De precontractuele-, contractuele- en onderhoudsfase.
Documenten en gegevens van de (pre-)contractuele- en contractuelefase worden eenduidig vastgelegd in een elektronisch inkoopdossier welke één of meerdere contractregistraties kan bevatten. Bij een contractregistratie worden zowel algemene gegevens zoals nummer, soort contract, type contract, partijen (eigen- en wederpartij) opgeslagen. Daarnaast worden tevens de belangrijke data van de contracten vastgelegd (o.a. start-, eind-, invoer- en opzegdatum,
opzeg-, verleng- en garantietermijn. Gedurende de onderhoudsfase wordt automatisch tijdig gesignaleerd of contracten (dreigen te) verlopen en/of beëindigd dienen te worden.
2. Applicatiebeheer, tweede niveau:
Om effectief gebruik te kunnen maken van de applicatie zorgt de tweede laag (beheer) voor de inrichting van de applicatie. Het beheer betreft zowel inrichting van de onderste applicatielaag naar de organisatiewensen (o.a. organisatiestructuur, productindeling, leveranciersindeling) als invulling geven aan de autorisatiestructuur. Dit laatste vindt plaats op het niveau van functieprofielen, gebruikersgroepen en op het laagste niveau: gebruikers. Inrichten vindt plaats op de volgende gebieden: Organisatiegegevens, autorisatiegegevens en contractsjablonen. Nieuwe soorten/typen contracten kunnen gecreëerd worden in INCONTO Contract Management. Op deze wijze is het voor de klant mogelijk om zelf het systeem aan te passen aan haar eigen wensen en eisen zonder tussenkomst van INCONTO.
3. Managementrapportage, derde niveau:
In de applicatie is een uitgebreide managementmodule aanwezig. Deze module bestaat uit informatie over prestatie indicatoren, standaardrapportages en de rapportagegenerator voor het genereren van overzichten naar eigen inzicht.
VOORDELEN
De voordelen van werken met INCONTO Contract Management zijn legio. Een aantal voorbeelden:
- Alle contracten, overeenkomsten, SLA’s en bijbehorende documentatie en bijlagen centraal (elektronisch) opgeslagen en gearchiveerd.
- Actueel inzicht in (delen van) contracten met alle rechten en verplichtingen.
- Tijdig kunnen herzien (verlengen) of beëindigen van contracten en daarmee beperken van risico’s.
- Structureren, beheren en bewaken van het contracteringsproces (in een inkoopdossier).
- Volledig inzicht in actuele contractstatus en contracthistorie.
- Adequaat bewaken van data in contract (signalering).
- Altijd real-time en up-to-date beschikbaar hebben van managementinformatie.
- In lijn met de filosofie: centraal beheer, decentraal gebruik.