.

INCONTO Voorraadbeheer

De INCONTO E-procurement applicatie kan op meerdere wijzen worden uitgebreid. Enerzijds worden geautomatiseerde koppelingen met andere applicaties binnen de eigen organisatie gemaakt(bijv. het financieel systeem) of vindt koppeling met systemen van leveranciers plaats( bijv. websites met artikelen). Anderzijds kan de functionaliteit van de applicatie uitgebreid worden door extra modules aan de applicatie toe te voegen. INCONTO Voorraad is een van deze modules.

Schematisch kunnen de INCONTO oplossingen als volgt worden weergegeven:

Onder de naam INCONTO Vooraad is een module ontwikkeld die alle basisfuncties met betrekking tot voorraadbeheer en voorraadmanagement in zich heeft en op eenvoudige wijze deel kan uitmaken van de inkoop- en bestelapplicatie.

Binnen de modules vindt een zelfde opbouw (in drie lagen) plaats als in de hoofdapplicatie.
Binnen de beheerslaag (laag 2) worden de voor deze module specifieke parameters  ingeregeld en beheerd. Wijzigingen in de voorraadgegevens (laag 1) worden direct gekoppeld aan de gegevens in de E-procurement applicatie waardoor automatisch acties gegenereerd worden, zoals het initiëren van nieuwe bestellingen om de voorraad op het ingestelde niveau te brengen.
Met de rapportgenerator (laag 3) kunnen over de gegevens uit de voorraadmodule diverse management rapportages gegenereerd worden.

Door toevoeging van een of meerdere modules ontstaat uiteindelijk één totaaloplossing die ondersteuning biedt aan het totale inkoopproces, het contract – en leveranciersmanagement en het voorraadbeheer.
Niet alleen technisch vormen de oplossingen een eenheid (o.a. gezamenlijke database), maar ook op het gebied van functionaliteit (managementrapportage, menustructuur, zoekfunctie) en gebruiksinterface (eenduidig, aan klantwensen aangepast, ‘look-and-feel’) kan er gesproken worden van één totaaloplossing.

Functionaliteit van de module

Het voorraadbeheerproces kent o.a. de volgende functies

Voorraadmutaties
Op basis van binnengemelde goederen cq. bestellingen door gebruikers worden voorraadstanden automatisch aangepast aan de actualiteit.

Besteladvies
De INCONTO-applicatie zal ook pro-actief de voorraad monitoren en een mededeling geven als producten het minimale voorraadniveau bereiken.

Signalering minimum voorraad
Voor de artikelen wordt een minimum - en maximum voorraadniveau ingesteld. Op basis van de gegevens van de diverse bestellingen monitoort de applicatie het ingestelde voorraadniveau.
De applicatie signaleert of het minimum niveau overschreden wordt en initieert de nodige acties.

Automatische orderaanmaak
Op basis van de gegevens van de diverse bestellingen en het ingestelde minimum voorraadniveau wordt bij overschrijding van het minimum automatisch een nieuwe  order in het systeem aangemaakt en bij de betreffende inkoper aangemeld.

Bewaking en signalering
Op alle velden die in de applicatie zijn ingevoerd kunnen automatisch signaleringen plaatsvinden of acties gekoppeld worden. Het systeem zoekt actief naar acties en genereert de benodigde e-mails voor de betrokken medewerkers.

Signalering en monitoring op houdbaarheidsdatum
Bij de ontvangst van de artikelen in het magazijn kunnen houdbaarheidsdata van de producten worden ingevoerd. De applicatie signaleert op basis van de invoerdatum en verbruikte hoeveelheid of er voor het betreffende product een potentieel conflict met de houdbaarheidsdatum kan optreden.

Waardebepaling voorraad producten
Op basis van de inkoopprijs en ingekochte hoeveelheid producten wordt op continue wijze aangegeven wat de waarde van de actuele voorraad is.

Sjablonen/quicklists/tellijsten
Voor alle reguliere (voorraad)bestellingen en voorraadchecks kunnen quicklists(standaard boodschappenlijst) worden aangemaakt. Deze quicklists kunnen in één handeling gecheckt en ingevuld worden waarna via de bestelapplicatie alle ontbrekende artikelen automatisch bij de diverse leveranciers worden aangevraagd.

Picklist
Op basis van de ontvangen aanvragen genereert de magazijnbeheerder een picklist. De picklist kan worden uitgeprint waarna deze door de medewerker gebruikt wordt om de producten in het magazijn te verzamelen.
Producten van meerdere aanvragen worden per productgroep/locatie in het magazijn geordend(routing).

Managementrapportages
In de applicatie zijn een aantal standaard rapportages opgenomen die periodiek  gedraaid/geproduceerd worden. 
Met behulp van rapportgenerator kan elke gewenste managementinformatie worden gegenereerd om de voorraad- en inkoopprocessen te besturen en te beheersen.