INCONTO Budgetbeheer
De INCONTO E-procurement applicatie kan op meerdere wijzen worden uitgebreid. Enerzijds worden geautomatiseerde koppelingen met andere applicaties binnen de eigen organisatie gemaakt(bijv. het financieel systeem) of vindt koppeling met systemen van leveranciers plaats( bijv. websites met artikelen).
Anderzijds kan de functionaliteit van de applicatie uitgebreid worden door extra modules aan de applicatie toe te voegen. INCONTO Budgetbeheer is een van deze modules.
Schematisch kunnen de INCONTO oplossingen als volgt worden weergegeven:
Onder de naam INCONTO Budgetbeheer is een module ontwikkeld die Inkoopmanagers, maar zeker ook Financieel managers uitstekende mogelijkheden biedt om op diverse niveaus budgetten toe te wijzen aan afdelingen of sub-afdelingen en op continue wijze te monitoren en te voorspellen wat de uitnutting van deze budgetten is.
De module geeft een continu inzicht in de uitnutting van het budget en het budgetgebruik door het jaar heen. Door extrapolatie van de bestelhistorie ontstaat een voortschrijdende voorspelling van de datum waarop de budgettaire middelen verbruikt zijn (bij gelijkblijvend bestedingsgedrag).
Binnen de modules vindt een zelfde opbouw (in drie lagen) plaats als in de hoofdapplicatie.
Binnen de beheerslaag(laag 2) worden de voor deze module specifieke parameters ingeregeld en beheerd. Wijzigingen in de budgetgegevens (laag 1) worden direct gekoppeld aan de gegevens in de E-procurement applicatie waardoor automatisch acties gegenereerd worden, zoals signaleringen op het verbruik van budgetten. Met de rapportgenerator(laag 3) kunnen over de gegevens uit de budgetmodule diverse management rapportages gegenereerd worden.
Door toevoeging van een of meerdere modules ontstaat uiteindelijk één totaaloplossing die ondersteuning biedt aan het totale inkoopproces, het contract – en leveranciersmanagement en het budgetbeheer.
Niet alleen technisch vormen de oplossingen een eenheid (o.a. gezamenlijke database), maar ook op het gebied van functionaliteit (managementrapportage, menustructuur, zoekfunctie) en gebruiksinterface (eenduidig, aan klantwensen aangepast, ‘look-and-feel’) kan er gesproken worden van één totaaloplossing.
Functionaliteit van de module
De budgetbeheer module kent o.a. de volgende functies:
Monitoring Budgetuitnutting
- Toetsing bestellingen op beschikbare budgetruimte
- Op basis van aangevraagde goederen cq. bestellingen door gebruikers worden budget-uitnutting en reserve automatisch aangepast aan de actualiteit.
Gediffrentieerd budgetbeheer
- Invoeren van budgetten per organisatie, locatie, businessunit, periode, kostensoort, kostenplaats.
- Budgetbeheerder toewijzen per (sub)onderdeel.
Bewaking en signalering
- Meerdere signaleringen en meldingen bij overschrijding ingestelde budgetwaarden.
- Signalering en melding bij dreigende overschrijding van budgetten.
Realtime inzicht
- Realtime overzicht van beschikbaar budget.
Managementrapportages
In de applicatie zijn een aantal standaard rapportages opgenomen die periodiek geproduceerd worden:
- Overzicht lopend budget
- Overzicht budget en budget-uitnutting per locatie, kostensoort, kostenplaats
- Weergave trend in budgetuitgaven
- Jaaroverzichten(12 maanden terug)
- Met behulp van de rapportgenerator kan elke gewenste managementinformatie worden gegenereerd om de budgetten te beheersen.
Neem contact op met onze organisatie voor meer informatie