In de bouw draait het voor aannemers allang niet meer alleen om de techniek. Bijbehorende activiteiten worden steeds belangrijker. Contractmanagement is één van de opkomende specialismen in de bouw en zorgt voor een juiste toedeling van rechten en plichten van partijen. Wijzigingen in het beleid van de overheid en de toepassing van nieuwe contractvormen in de bouw leiden tot gewijzigde verhoudingen tussen de aannemer en de opdrachtgever. Door beperkingen in de financiële vrijheid van overheidsopdrachtgever wordt voor elke uitgave verantwoording geëist. Anderzijds krijgt de aannemer meer verantwoording in de realisatie van projecten en draagt hij meer risico.

Contractmanagement dient te worden gedragen door de organisatie. Het vastleggen van feiten, het signaleren van afwijkingen en dergelijke zijn alledaagse werkzaamheden die een essentieel onderdeel vormen van contractmanagement. Contractueel bewustzijn van een projectorganisatie draagt bij aan succesvol contractmanagement. Dit leidt tot een meer zakelijke verhouding tussen de aannemer en de opdrachtgever, waarbij de overeenkomst met haar voorwaarden van belang is. Contractmanagement heeft daarbij een centrale rol in de zin dat zij rechten en plichten van beide partijen bewaakt, toeziet op een juiste interpretatie van de bepalingen en een goede onderbouwing verzorgt van de standpunten.

In het afgelopen decennium heeft de ICT-sector, ondanks een gevoelige afvlakking in de eerste jaren van de 21e eeuw, met een aanzienlijke groei in omvang en complexiteit van zijn contracten te maken gehad. En hoewel het steeds vaker om zeer grote contracten gaat, heeft het managen van dergelijke contracten op tactisch en operationeel niveau zich nauwelijks tot een zelfstandig, laat staan volwassen, vakgebied ontwikkeld. Dat is zorgelijk omdat een volwassen vorm van contract management inmiddels hard nodig is. In de eerste plaats omdat de wet- en regelgeving op het gebied van IFRS en Sarbanes-Oxley eist dat bedrijven ‘in control’ zijn wat betreft de uitvoering en waardebepaling van hun contracten, hetgeen eigenlijk alleen kan worden bereikt als contract management volledig is geïmplementeerd.

In de tweede plaats omdat de winstmarges, vooral op de grote contracten, in de huidige markt beperkt zijn waardoor financiële contractrisico’s een grotere impact op de bedrijfsresultaten kunnen hebben dan voorheen. En in de derde plaats omdat de grote opdrachtgevers in de markt hun professionaliteit op inkoopprocessen aanzienlijk hebben verbeterd waardoor leveranciers op achterstand zijn gezet. Bovendien mogen de grote megadeals niet onvermeld blijven die de verhoudingen in de ICT-markt aanzienlijk herstructureren. In deze zogenoemde 3e generatie outsourcingscontracten, waarin anno 2008 al minimaal € 500 tot 800 miljoen per deal omgaan verspreidt over 7 tot 8 jaar, committeren opdrachtgevers en leveranciers zich voor langere tijd aan elkaar onder aansturing van een regie-voerende derde partij. Wie in deze megadeals een aantrekkelijke rol wil spelen ontkomt er niet aan om zijn contract management op strategisch, tactisch en operationeel niveau zéér snel blijvend op orde te brengen. Dergelijke ontwikkelingen brengen de noodzaak aan het licht dat de partijen in dergelijke contracten zich, naast standaards voor project- en servicemanagement, vinden in een facto standaard voor contractmanagement. (Contractmanagement voor ICT op basis van CATS CM)

In de praktijk is gebleken dat veel MKB bedrijven problemen hebben met ICT contracten. Velen hebben dat al ondervonden, anderen zullen het nog gaan ontdekken. te vaak worden bij het opstellen van (ICT) contracten en het beheren hiervan, veel zaken niet goed geregeld. Dat er iets schort aan de contracten wordt meestal pas ontdekt op het moment dat er iets verkeerd is gegaan met de ICT en de verschillende partijen zich al in een conflictsituatie bevinden.

Contractmanagement is dus van vitaal belang voor de MKB bedrijven. De diversiteit in de totstandkoming, vorm en archivering van contracten belemmert in veel organisaties een uniforme, efficiënte en effectieve bewaking en beheersing. Vaak zijn de verantwoordelijkheden onduidelijk en versnipperd. Dit leid vaak tot vervelende verrassingen. Door een heldere systematiek en uitvoering van contractmanagement valt dus veel te verdienen, LETTERLIJK.

Het managen van een contract wordt doorgaans gezien als een nevenactiviteit die wordt toegevoegd aan de rol of functie van een medewerker met iets anders dan
"contractmanagement" op zijn business card. Meestal zijn dat functionarissen met een financiële achtergrond, die bij het tot stand komen van een contract betrokken waren en geacht worden verantwoordelijkheid te nemen, en dus komt de rol van contractmanager tegen wil en dank vaak terecht bij functionarissen die daar niet voor uitgerust zijn. Een gevolg zal vaak zijn dat er grote problemen ontstaan voor wat betreft de contractuele verplichtingen.

In de praktijk vindt veelal geen contractbeheer of contractmanagement plaats. Het sluiten, uitvoeren en beëindigen van contracten wordt vaak op ad hoc basis benaderd, waarbij men in hoge mate afhankelijk is van de kennis en ervaring van individuele personen. Dit uit zich bijvoorbeeld in het gebruik van ongeschikte standaardcontracten, de afwezigheid van beoordeling en autorisatie door daartoe bevoegde personen, het eenvoudig accepteren van algemene voorwaarden, het onvoldoende vastleggen van mondeling overeengekomen wijzigingen, het niet tijdig doen van aanmaningen met als gevolg het niet tijdig kunnen beëindigen van overeenkomsten etc.

Een Contract Management Systeem geeft de organisatie de mogelijkheid ‘in controle’ te zijn over alle contracten, overeenkomsten, SLA’s en bijbehorende documenten en afspraken, zowel schriftelijk als mondeling. Waarbij daadwerkelijk gebruik kan worden gemaakt, door de gehele organisatie, van alle voordelen die genoemd zijn in bovenstaande overeenkomsten.

Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt; volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren.

Een onmisbaar hulpmiddel om het contractproces te optimaliseren is een Contract Management Systeem (CMS). Dit gaat verder dan alleen een ICT-systeem. Het behelst het gehele proces rondom contract management. Gedegen inkoopkennis en proceservaring zijn hierbij een must. Hier ligt dan ook de sleutel tot een succesvolle implementatie.

1. Te strak afbakenen, waardoor er alleen naar de technische kant wordt gekeken en niet naar de organisatorische aspecten.
2. Onvoldoende aanbrengen van diversiteit in het projectteam.
3. Niet benoemen van een projectleider die fulltime met het project bezig is.
4. De eindgebruiker wordt er niet bijtijds bij betrokken.
5. Onvoldoende tijd nemen om met de softwareleverancier het functioneel en technisch ontwerp te bespreken.
6. Onvoldoende tijd nemen voor het testen.
7. Niet geven van de verantwoordelijkheid aan het projectteam om indien nodig de implementatie te verschuiven.
8. Slecht ‘performen’ van het systeem (systeem traag);
9. Onvoldoende communiceren in de gehele organisatie van het nut en de noodzaak.

1. Zoekraken van contracten of rondzwerven door de organisatie zonder eigenaar. Zodra er een conflict ontstaat, staat de organisatie juridisch zeer zwak.
2. Geen of beperkte mogelijkheid om (delen van) contracten decentraal te raadplegen.
3. Niet of niet maximaal benutten van de aanwezige contracten.
4. In een contract wordt regelmatig verwezen naar bijlagen of andere documenten. Als deze documentatie niet aanwezig is, leidt dit tot grote onduidelijkheid.
5. Onjuist of onvolledig naleven van aangegane verplichtingen.
6. Ontbreken van contracten voor bepaalde productgroepen en/of meerdere contracten voor dezelfde productgroepen met verschillende partijen tegen verschillende condities en prijzen.
7. Geen tijdige signalering voor het verlengen of opzeggen van contracten, met ongewenste financiële consequenties als gevolg.
8. Ontbreken van algemene managementinformatie (bijvoorbeeld: overzicht van te verlengen contracten).
9. Contracten geven niet alle rechten en plichten weer die zijn afgesproken met de derde partij. Sommige zaken wil men liever niet zwart op wit en komt men mondeling overeen. Een mondelinge overeenkomst is immers toch ook rechtsgeldig? Conflicten en onduidelijkheid kunnen het gevolg zijn.
10. (Niet-)geautoriseerde personen kunnen namens het bedrijf contracten aangaan, die het bedrijf jarenlang binden aan rechten en (financiële) plichten.

Om deze problematiek te voorkomen biedt INCONTO haar applicatie INCONTO Contract Management aan. De applicatie waarmee u uw contractbeheer proces elektronisch ondersteunt met als resultaat de juiste contractgegevens op het juiste tijstip op de juiste plaats en bij de juiste persoon.