tip van de maand

Tip van de Maand: onnodige wachttijden vermijden

Regelmatig krijgt onze servicedesk vragen over onze software. Soms door nieuwe gebruikers, soms na een release. Een deel van deze vragen behandelen we in het onderdeel ‘Tip van de Maand’. Hoe we de selectie maken? We behandelen de vragen die meerdere keren gesteld zijn of waarbij onze gebruikers veel tijdwinst kunnen halen.

In de tip van deze maand: het vermijden van onnodige wachttijden in het bestel- en facturatieproces.

Doorlooptijd inkorten

Duurt het soms (te) lang voor een bestelling of een factuur het hele proces heeft doorlopen? Dan adviseren wij u om goed naar de instellingen te kijken. De kans is namelijk groot dat u een flinke tijdswinst behaalt als u de instellingen iets wijzigt. Welke instellingen leest u hieronder.

Drempelbedragen kostenplaats

Heeft uw organisatie drempelbedragen ingesteld op de kostenplaats? Door het instellen van een drempelbedrag, geeft u aan dat alle bestellingen onder dat drempelbedrag automatisch het hele proces doorlopen. Dit levert een dubbele tijdswinst op: de goedkeurder hoeft minder vaak in actie te komen én het bestelproces gaat sneller.

Is het procuratieschema up-to-date?

Ga na of het procuratieschema nog klopt. Organisaties zijn dynamisch. Medewerkers wisselen van functie. Functiepakketten zijn aan veranderingen onderhevig. Dit zorgt ervoor dat het procuratieschema wijzigt. Ook het instellen van de drempelbedragen valt hieronder. En als dit niet in het systeem is doorgevoerd, kan dit tot onnodige vertragingen leiden. Zorg er dus altijd voor, in overleg met het management, dat het procuratieschema bijgewerkt is!

Scherp de herinneringsinstellingen aan

In INCONTO heeft u de mogelijkheid om herinneringen in te stellen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij de goedkeurder instellen dat hij niet een keer per maand, maar eens in de twee dagen een herinnering krijgt. Hij krijgt vaker een herinnering dat er een bestelling op goedkeuring staat te wachten én de besteller hoeft minder vaak zelf achter de goedkeuring aan.

Managementrapportages

Meer inzicht krijgen in de doorlooptijden binnen uw organisatie? Met de standaardrapportage “Doorlooptijden” heeft u snel inzichtelijk waar er verbeteringen haalbaar zijn. Een ideale KPI om uw inkoopproces nog efficiënter te maken.

Tot slot

Uw functioneel beheerder kan alle bovenstaande aanpassingen doorvoeren. De drempelbedragen of procuratieschema’s maken vaak deel uit van uw organisatiebeleid. Zorg er voor dat de instellingen in overeenstemming zijn met dit beleid.

Suggesties

Heeft u nog suggesties voor een volgende tip van de maand? Een handige tip die u van onze servicedesk kreeg en die u onze andere klanten niet wil onthouden? Geef het dan nu aan ons door! U kijkt met een andere blik naar ons systeem, waardoor u wellicht extra tips heeft.

Namens de andere gebruikers alvast hartelijk dank!

Geplaatst in Contractmanagement, Digitale factuurverwerking, E-procurement, Nieuws, Tip van de maand en getagd met .