FAQ

Wij krijgen vaak vragen uit de markt over onze producten en over de werking van INCONTO. De informatie op deze site geeft het antwoord zoveel mogelijk weer. Voor een snel overzicht hebben we voor u alle vaak voorkomende vragen in een overzicht gezet. Dit overzicht hebben we opgesplitst in categorieën die overeenkomen met ons productaanbod. Heeft u een vraag die niet beantwoord wordt op de website of in deze vragenlijst, neem dan contact met ons op. Dit kan via het contactformulier elders op deze site.

Algemene vragen:

Wat is INCONTO?

INCONTO® biedt het meest complete softwarepakket op het gebied van inkoop, contractmanagement en digitale factuurverwerking. INCONTO® maakt deel uit van het inkoophuis Emeritor®, dat sinds 1998 inkoopdiensten levert en zich vanuit haar kennis en praktijkervaring ook heeft toegelegd op de ontwikkeling en verkoop van inkoop- en contractmanagement software.

Meer dan vijftig organisaties met duizenden gebruikers hebben met de INCONTO software een gestroomlijnd inkoop- en/of contractbeheerproces gerealiseerd met bijbehorende grote besparingen.

De ontwikkeling van de INCONTO software vindt plaats vanuit meer dan 1000 jaar inkoopervaring van medewerkers van de inkoopdienstverlener Emeritor met al haar specialisaties. De software koppelt met diverse systemen waaronder ERP en talloze financiële systemen.

INCONTO biedt verschillende vormen van hosting die het mogelijk maken om zowel in de ‘cloud’ als ‘dedicated’ van de systemen gebruik te maken.

Hoe is INCONTO ontstaan?

INCONTO® maakt deel uit van het inkoophuis Emeritor® , dat sinds 1998 inkoopdiensten levert. Vanuit haar kennis en praktijkervaring heeft Emeritor zich ook toegelegd op de ontwikkeling en verkoop van inkoop- en contractmanagement software. INCONTO is daarom letterlijk een softwarepakket van inkopers, voor inkopers.

Waarom een pakket met e-procurement, contractmanagement en digitale factuurverwerking?

In een ideale organisatie is inkoop, contractmanagement en digitale factuurverwerking onlosmakelijk met elkaar verbonden. Vanuit die overtuiging bieden wij een compleet pakket aan waarbij een organisatie zowel e-procurement, contractmanagement als digitale factuurverwerking optimaal kan inzetten.

Zijn de modules ook los te gebruiken?

Alle modules van INCONTO zijn afzonderlijk te gebruiken. Het is daarom mogelijk om of het gehele pakket aan te schaffen of een van de losse modules.

Werkt INCONTO met abonnementen of licenties?

Er is op een tweetal manieren gebruik te maken van INCONTO applicaties. U kunt zich middels een online abonnement aan ons verbinden (zie in de 'Cloud' onder het kopje services). Of u kunt de software ook lokaal laten draaien (zie ‘On-Premise’ onder het kopje services).

Hoe is het toewijzen van de rechten per gebruiker geregeld?

Iedere organisatie bepaalt zelf hoe de profielen van een gebruiker eruit komen te zien. Individuele gebruikers worden aan deze profielen of gebruikersgroepen toegevoegd. Soms komt het voor dat een gebruiker onder meerdere gebruikersgroepen valt. Ook dat kan op een simpele manier in het systeem aangegeven worden.

Wat is de implementatietermijn?
De implementietermijn is afhankelijk van diverse factoren. Gaat het om het gehele pakket of gaat het om een van de losse modules? De complexiteit van uw organisatie. Het al dan niet aanwezig zijn van een ander pakket. De inrichting van uw inkoopprocessen of van uw contractmanagement. Wij nodigen u uit om een demo aan te vragen bij onze medewerkers. Op basis van de verstrekte gegevens kunnen zij een indicatie geven van de implementatietermijn.
Hoe vaak vindt er een update van het pakket plaats?

Er is geen vast schema waarop er updates uitkomen. De updates komen uit als ze klaar zijn. De updates komen mede tot stand door verzoeken van onze klanten, ontwikkelingen in de markt en eisen vanuit de branche en/of wetgeving.

In welke branches is INCONTO actief?
INCONTO is actief in vele branches. We zien wel dat er vanuit de zorgsector veel interesse is in onze software. De inrichting van zorginstanties leent zich namelijk uitstekend voor een e-procurement- of contractmanagementpakket: meerdere gebruikers, meerdere locaties, groot inkoopvolume. Dit wil echter niet zeggen dat we alleen actief zijn in die branches. Ook voor de andere branches is ons softwarepakket uiterst geschikt. Bent u benieuwd naar onze klanten? Die kunt u hier bekijken.
Kan er maatwerk geleverd worden?

Ons softwarepakket is heel compleet en vraagt weinig maatwerk. Toch is het mogelijk om in overleg een en ander aan te passen. Wilt u weten wat de opties zijn? Neem dan nu contact met onze medewerkers op!

Hoe ver gaat de samenwerking met Emeritor? Kan ik een consult aanvragen via INCONTO met het oog op de implementatie van een nieuw inkoopsysteem?

INCONTO® maakt deel uit van het inkoophuis Emeritor® , dat sinds 1998 inkoopdiensten levert. Vanuit haar kennis en praktijkervaring heeft Emeritor zich ook toegelegd op de ontwikkeling en verkoop van inkoop- en contractmanagement software. INCONTO is daarom letterlijk een softwarepakket van inkopers, voor inkopers.

Nog steeds gebruiken wij input vanuit de consultants van Emeritor ter verbetering van onze software. Daarnaast kunt u via ons consults aanvragen om uw inkoopprocessen onder de loep te nemen en een nieuw inkoopsysteem te implementeren. Dit doen wij via onze eigen consultants of via de consultants van Emeritor. De consultants van beide organisaties hebben dezelfde scholing en achtergrondkennis en kunnen u daarom van een gedegen, goed onderbouwd advies voorzien.

Is INCONTO te koppelen aan andere systemen die bij onze organisatie in gebruik zijn?
De INCONTO software is te koppelen aan diverse andere systemen. Zo hebben wij partnerschappen met Exact, AFAS, DDI, Filelinx, Invoicesharing, Trancon en Whitevision. Verder communiceert INCONTO naadloos met de meeste ERP-systemen. Wilt u weten of uw systemen te koppelen zijn aan onze software? Neem dan nu contact met ons op voor een oriënterend gesprek.

E-Procurement vragen:

Hoe uitgebreid is het e-procurement pakket?

INCONTO E-procurement™ biedt u naast inzicht en controle eenduidige managementinformatie door middel van een uitgebreide rapportgenerator. Hiermee kan de organisatie zelf managementinformatie genereren en zo inkoopprocessen beter bewaken, beheersen en besturen. U heeft zo op ieder moment inzicht in uw uitstaande verplichtingen.

Het pakket omvat naast het e-procurementpakket ook budgetbeheer-, voorraadbeheer- en RFQ-software.

Hoe is de module tot stand gekomen?

INCONTO® maakt deel uit van het inkoophuis Emeritor® , dat sinds 1998 inkoopdiensten levert. Vanuit haar kennis en praktijkervaring heeft Emeritor zich ook toegelegd op de ontwikkeling en verkoop van inkoop- en contractmanagement software. INCONTO is daarom letterlijk een softwarepakket van inkopers, voor inkopers.

Wat is de implementatietermijn?
De implementietermijn is afhankelijk van diverse factoren. Gaat het om het gehele pakket of gaat het alleen om de e-procurementmodule? De complexiteit van uw organisatie. Het al dan niet aanwezig zijn van een ander pakket. De inrichting van uw inkoopprocessen. Wij nodigen u uit om een demo aan te vragen bij onze medewerkers. Op basis van de verstrekte gegevens kunnen zij een indicatie geven van de implementatietermijn.

Contractmanagement vragen:

Wat is het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement?
De begrippen contractbeheer en contractmanagement worden regelmatig door elkaar gehaald. Het is essentieel om binnen een organisatie helderheid te hebben over de betekenis en inhoud van deze begrippen. Alleen dan kan een succesvolle implementatie tot stand komen. De beknopte definities per begrip zijn:
  • Contractbeheer is onderdeel van contractmanagement dat als doel heeft de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en contractuele afspraken. Dit vormt de eerste stap in het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Om dit te bewerkstelligen moet de informatie up-to-date en beschikbaar zijn voor de betrokkenen.
  • Contractmanagement is een vervolg op contractbeheer met als doel het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Met contractmanagement wordt de contractlevenscyclus continu gemonitord en bewaakt. Het is belangrijk snel inzicht te krijgen in en grip te houden op deze risico’s. Daarom is risicomanagement een noodzakelijk onderdeel van contractmanagement. Risico’s tijdig identificeren, managen en elimineren draagt bij aan een succesvol eindresultaat.
Wilt u een uitgebreid overzicht over de onderlinge verschillen tussen contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement? Lees dan het het artikel 'Professionalisering van contractmanagement' bij onze blogs.
Wat is de implementatietermijn?

De implementietermijn is afhankelijk van diverse factoren. Gaat het om het gehele pakket of gaat het alleen om contractmanagement? De complexiteit van uw organisatie. Het al dan niet aanwezig zijn van een ander pakket. De inrichting van uw inkoopprocessen of van uw contractmanagement. Wij nodigen u uit om een demo aan te vragen bij onze medewerkers. Op basis van de verstrekte gegevens kunnen zij een indicatie geven van de implementatietermijn.

Voor welke branches is de contractmanagementmodule geschikt?
Elke organisatie in iedere branche kan gebruik maken van de contractmanagementmodule. Wilt u als organisatie in controle zijn over uw contracten, de opzegtermijn, de inhoud? Wilt u een professionaliseringsslag maken? Vraag dan nu informatie aan over onze contractmanagementmodule.
Zijn er koppelingen tussen INCONTO en vaste leveranciers mogelijk?
Wij streven ernaar om het gebruiksgemak van onze klanten zoveel mogelijk te verhogen. Koppelingen met leveranciers hoort daar ook bij. Wij koppelen op regelmatige basis nieuwe leveranciers aan het softwarepakket. Wilt u weten welke leveranciers inmiddels gekoppeld zijn? Kijk dan onder het betreffende kopje op onze website. Wilt u ook een leverancier toevoegen? Neem dan contact op met onze medewerkers.

Digitale factuurverwerking vragen:

Hoe uitgebreid is de module voor digitale factuurverwerking?

Digitale factuurverwerking gaat over het digitaal verwerken van inkomende facturen. Onze module maakt het mogelijk om facturen van leveranciers digitaal te ontvangen. Deze facturen worden binnen de INCONTO® software automatisch verwerkt en via de juiste ‘flow’ aangeboden aan de organisatie ter goedkeuring. Hierdoor vervalt niet alleen een groot gedeelte van de verwerkingskosten inclusief de bijbehorende invoerproblematiek. Deze werkwijze zorgt er ook voor dat u nooit meer zoekgeraakte facturen heeft. Bovendien krijgt u een veel beter (realtime) inzicht in de uitstaande financiële verplichtingen.

Kan ik ook facturen aanmaken en versturen via de module?

Het is niet mogelijk om via de module facturen aan te maken en te versturen. De module is uitsluitend gebouwd om digitale facturen te verwerken. Het is uiteraard wel mogelijk om de module te koppelen aan de inkoopmodule, zodat facturen en orders direct aan elkaar gekoppeld worden. Dit leidt tot een snellere verwerkingstijd en een lagere werkdruk bij de afdeling crediteuren.

Met welke boekhoudprogramma’s communiceert de module?
De INCONTO software communiceert met diverse andere systemen. Zo hebben wij partnerschappen met Exact, AFAS, DDI, Filelinx, Invoicesharing, Trancon en Whitevision. Verder communiceert INCONTO naadloos met de meeste ERP-systemen. Wilt u weten of uw systemen te koppelen zijn aan onze software? Neem dan nu contact met ons op voor een oriënterend gesprek.

Tip van de Maand

tip van de maand

Regelmatig krijgt onze servicedesk vragen over onze software. Soms door nieuwe gebruikers, soms na een release. Een deel van deze vragen behandelen we in het onderdeel ‘Tip van de Maand’. Hoe we de selectie maken? We behandelen de vragen die meerder keren gesteld zijn of waarbij onze gebruikers veel tijdwinst kunnen halen. U treft deze tips hieronder aan en bij het onderdeel 'nieuws' elders op deze website.