Het werkveld van de inkoper bij bedrijven is aan het verschuiven. Organisaties sturen steeds meer op KPI's en stellen steeds hogere eisen aan de uitvoering van contracten. Op zich een positieve ontwikkeling, want er zijn veel meer aspecten dan alleen de prijs verantwoordelijk voor de totale kosten. Waar moet je als inkoper anno 2015 allemaal rekening mee houden?
Lage prijs, hoge kosten
De laagste prijs betalen voor een product, maar in totaal toch meer kosten maken dan noodzakelijk. Dat klinkt misschien vreemd, toch kom ik dit in de praktijk dagelijks tegen bij bedrijven. Waar houden die verborgen kosten zich schuil en hoe kunnen inkopers ze inzichtelijk krijgen? Als category buyer wil je natuurlijk een goede en scherpe prijs voor de producten en diensten die je inkoopt, dat is logisch. Maar als je geen zicht hebt op alle kosten die worden gemaakt als de koop al is gesloten, kan het zomaar gebeuren dat je lang niet zo voordelig uit bent als je dacht. Waar kun je allemaal op letten? Allereerst verdient het aanbeveling om verder te kijken dan alleen de prijs van een product of leverancier en voorbij de KPI’s waar je op wordt beoordeeld. Verder is het nuttig om duidelijk in beeld te krijgen waar de overige stakeholders op sturen, zoals je collega’s van de financiële administratie, P&O of de secretariaten. Uiteindelijk hebben jouw keuzes namelijk een effect op de kosten die de organisatie in zijn geheel maakt. Direct én indirect. Als category buyer kun je daarom vaak veel meer voor je organisatie betekenen dan alleen het sluiten van een nieuwe deal op basis van een korting of prijs.
Van selectie tot factuur
Laten we eerst eens kijken naar de kosten. De TCO – total cost of ownership - is simpel gezegd de optelsom van alle kosten die samenhangen met het aanschaffen van producten of diensten en de bijbehorende administratieve verwerking. TCO begint bij de selectie van de leverancier en eindigt bij het betalen van de factuur en het boeken van de kosten op de juiste kostenplaats. Alle handelingen die hierbij komen kijken, kunnen voor kosten zorgen en zijn het waard om onder de loep te nemen. Zelfs de doorlooptijd kan een factor zijn waar op bespaard kan worden. In sommige gevallen worden aankopen als zakelijke cadeaus voorgeschoten door werknemers en wordt het bedrag verrekend via de loonstrook. Ook hier zijn weer kosten aan verbonden. Kortom, aan alle activiteiten die samenhangen met de inkoop hangt een prijskaartje. Tel je dit bij elkaar op, dan zie je de TCO omhoogschieten.
Bespreek het
Ben jij je als inkoper bewust van alle factoren die het totale kostenplaatje bepalen, dan kun je actie ondernemen. Soms betekent dit dat je zaken ter discussie moet stellen binnen je organisatie, of dat je net even wat verder kijkt dan de processen en richtlijnen alleen. Wanneer je echter kunt aantonen dat er onnodige kosten worden gemaakt en dat hier een oplossing voor is, dan zal je waarschijnlijk weinig weerstand ervaren. Gelukkig kom ik in de praktijk steeds vaker mensen tegen die buiten de gebaande paden denken en deze onderwerpen ter discussie stellen. Met verrassende resultaten. In mijn volgende blog meer over hoe je dit kunt doen.
De conclusie
En wat doe je als inkoper met al het geld dat je bespaard hebt? Nou, eigenlijk mag je dat niet zo stellen, want het is natuurlijk geen directe besparing, maar een indirecte kostenreductie. Maar ook daar zullen aandeelhouders en andere financiële en commerciële stakeholders heus geïnteresseerd in zijn als de bedragen hoog genoeg zijn. Mijn drive is in ieder geval om een deel van de bestaande in-efficiency die ik nog dagelijks tegenkom voor een groot deel weg te werken.
Dit is een column van onze vrienden van Pimm Solutions. Een leverancier van geschenkartikelen waar INCONTO een koppeling mee heeft. Dit maakt het voor de INCONTO gebruikers mogelijk om direct in de webshop van Pimm Solutions te bestellen (als XML order).
De schrijfster, Leonie Schipperus is oprichter en eigenaar van Pimm Solutions. Pimm Solutions verzorgt zakelijke bestellingen voor taart, bloemen, cadeaubonnen, wijn, wenskaarten en overige attenties Deze blog is het eerste deel van haar serie over inkoop, kosten en tail end spend van onder meer bloemen, cadeaubonnen, gebak en cadeaus.
Wil je ook eens om tafel met Pimm Solutions om na te gaan welke mogelijke kansen er binnen jouw bedrijf liggen of heb je vragen? Je bent van harte welkom op www.pimmsolutions.nl.