Ieder bedrijf heeft te maken met facturen. Als je een factuur stuurt, doe je dat met het doel om deze betaald te krijgen. Ging die papieren factuur tot een jaar of 3 drie geleden nog gewoon in een envelop en gefrankeerd op de post; tegenwoordig is digitaal factureren mogelijk en dat heeft veel voordelen.
Digitale facturatie kan zowel verzender als ontvanger veel geld besparen.
Bijvoorbeeld door een snelle verwerking, minder kans op fouten - besparingen in tijd en geld -. Maar ook een snellere betaling en een betere verwerking in allerlei systemen. Last but nog least draagt digitale facturatie bij aan een ‘paperless office’ en zou kun je het als een stap zien in duurzaam ondernemen. Bovendien mag digitaal factureren binnen de gehele Europese Unie.
Wat is digitaal factureren?
Het wettelijk kader bestaat, de technologie is er al en ontwikkelt zich. Maar wat is Digitaal factureren nu precies? Digitaal factureren is het digitaal aanbieden van facturen door de leverancier. De wijze van aanleveren kan op verschillende manieren:
- De leverancier stuurt een papieren factuur.
- De leverancier mailt de factuur als pdf.
- De leverancier mailt de factuur als pdf en als XML bestand.
In alle gevallen wordt een vertaalslag gemaakt; de ontvangen factuur wordt omgezet naar een eenduidig formaat (XML [1]) - een digitaal leesbaar bestand - zodat het inlezen in het factureringsysteem mogelijk wordt. Het ontvangende bedrijf leest en verwerkt de digitale facturen in het factureringsysteem (via OCR [2] technologie).
Om factuurgegevens uit te kunnen wisselen tussen verschillende organisaties, dient de digitale factuur aan bepaalde definities te voldoen. Daarom zijn er standaarden opgezet die gebruikt kunnen worden. De nederlandse overheid heeft bijvoorbeeld gekozen voor de UBL2-standaard., Deze standaard betreft afspraken over een universele ‘taal’. Daarnaast zijn er afspraken over het formaat van de factuur (XML).
Een papieren factuur wordt gemaakt, verzonden, gefrankeerd en door de ontvangende partij na ontvangst in een computersysteem ingevoerd en betaald. Al die handelingen brengen overheadkosten met zich mee; per factuur een x-bedrag. Op deze kosten van handmatige verwerking valt te besparen.
Besparingen in tijd en geld
Wanneer je als bedrijf duizenden facturen per jaar verwerkt, valt er absoluut een efficiëntieslag te behalen door het facturatieproces te digitaliseren. Je verbetert de snelheid van verwerking en verkrijgt meer inzicht en overzicht in bijvoorbeeld uitstaande facturen. Kortom, je krijgt meer controle op een complex proces en je kunt de kosten van het verwerken van facturen terugdringen.
Meer efficiëntie, een snellere verwerkingstijd, lagere kosten en meer grip op het facturatieproces; wie wil dat nou niet in deze tijd van letten op de kosten?
Digitaal factureren is gemakkelijker dan je denkt, gaat dus veel verder dan het scannen van facturen (van papier naar pdf) en het is direct in te richten. Daarnaast is het mogelijk via een module facturen automatisch te scannen en herkennen, zodat het aantal fouten bij het overnemen (data entry) van gegevens in een systeem sterk afneemt en de doorlooptijd versnelt.
Toekomst
Digitaal factureren staat bij veel bedrijven nog in de kinderschoenen en het is een belangrijke trend op de markt. Deze manier van factureren heeft de toekomst, zeker als het mogelijk wordt om de ontvangen (digitale) facturen rechtstreeks (online) in het financieel systeem te importeren.
In de ideale situatie levert de leverancier een digitale factuur aan via een interface (volgens het standaardprotocol UBL2 [3]). Met het juiste inkoopsysteem zorg je er bijvoorbeeld voor dat er een ‘3-way- match’ ontstaat, waarbij de facturen (1) automatisch gematcht worden aan een inkoopopdracht (2) en het bericht van aflevering (3). Nadat het product is ontvangen èn de aflevering is gemeld, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld in het financieel systeem.
Digitale facturatie is geen toekomstmuziek. Het is de (laatste) trend op het gebied van e-business. Er zijn diverse organisaties met oplossingen voor digitale factuurverwerking waarmee het mogelijk wordt gemaakt om digitale facturen te ontvangen van uw leveranciers. U heeft nooit meer zoekgeraakte facturen en u heeft een veel beter (realtime) inzicht in de uitstaande financiële verplichtingen.
[1] XML = Extensible Markup Language.
[2] OCR = technologie waarbij de papieren - of als PDF aangeleverde - factuur gescand wordt en omgezet in XML
[3] UBL2 = Universal Business Language; Een van de standaarden welke ook door de overheid omarmd wordt.
Bron: www.inkoopvandaag.nl
* Aanvulling: Inkoopvandaag was het kennisplatform van Emeritor, het inkoophuis waar INCONTO uit ontstaan is. Voor meer informatie over digitaal factureren, Emeritor of INCONTO neem dan contact met ons op. Wij staan u graag te woord.