Omring is een zorginstelling in Noord-Holland. De instelling biedt ouderenzorg, kraamzorg en thuiszorg aan cliënten van Enkhuizen tot Texel. Bij Omring werken 5.000 mensen (3.800 fte) op 30 verschillende locaties. Anja Hoeksma startte in 2006 met het centraliseren van de inkoopcontracten. In 2007 volgde de implementatie van INCONTO, het bestelsysteem van Emeritor.Toen ik zes jaar geleden bij Omring in dienst kwam, was de inkoop volledig decentraal geregeld. Het gevolg: een wirwar aan contracten, prijsafspraken en bestelprocedures. We lieten veel tijd en geld liggen. Ik ben begonnen met het centraal inkopen van kantoorartikelen. Daarna volgde de restauratieve inkoop. Zo heb ik productgroep voor productgroep opgepakt. Gelijktijdig heb ik de logistieke afhandeling van de bestellingen gereorganiseerd. We zijn van vijf regionale magazijnen overgestapt op één logistiek overslagpunt waar de bestellingen op locatieniveau verzameld worden.
Bonnen en facturen
Nadat die basis stond, was het tijd voor de volgende stap in het structureren van inkoop: het bestellen. Tot dat moment werd er op de locaties op veel verschillende manieren besteld: per fax of e-mail, per telefoon of zelf ophalen met de auto of fiets. Dat kostte veel tijd, niet alleen van de medewerkers in de zorg, maar ook van de administratie. Al die verschillende bonnetjes en facturen! Bovendien hadden we totaal geen inzicht in het bestelpatroon per locatie.
Ik heb vervolgens een inkooptraject uitgeschreven voor bestelautomatisering en offertes opgevraagd bij verschillende leveranciers. Naast een goede prijs- en kwaliteitsverhouding was gebruikersgemak mijn belangrijkste selectiecriterium. INCONTO van Emeritor scoorde daarop het beste. Emeritor stelde een projectmanager aan die ons begeleidde bij de implementatie van het programma.
Implementatie per discipline
We besloten INCONTO per discipline te implementeren en begonnen bij de facilitaire dienst, gevolgd door de schoonmaak, de technische dienst en de verpleegkundigen. De Emeritorprojectmanager stelde per discipline de systeeminrichting in en hielp bij het opstellen van het communicatie- en opleidingsplan. Alle Omringmedewerkers werden met collega’s van hetzelfde vakgebied klassikaal getraind in het gebruik van INCONTO. Dat viel eerlijk gezegd niet mee. Dat lag zeker niet aan het programma of de inzet van de Emeritor trainers. Integendeel. Wij hadden ons zelf verkeken op de basis computerkennis en –ervaring van onze medewerkers. Dit betekende dat we extra trainingen en begeleiding in hebben gezet.
Klantgericht
De samenwerking met Emeritor was prettig en constructief. Bij de implementatie loop je altijd wel tegen wat problemen aan. Dat kan aan de mensen liggen of aan de systemen. We werken bijvoorbeeld zo veel mogelijk met koppelingen tussen INCONTO en de productcatalogi van onze voorkeursleveranciers. Op die manier worden wijzigingen in producten en/of prijzen automatisch doorgevoerd. Bij de implementatie van die koppelingen ging er technisch nog al eens wat mis. Buiten onze schuld en die van Emeritor. Emeritor heeft ons daar nooit mee laten zitten, nam contact op met de leverancier en zorgde ervoor dat het opgelost werd. We zijn ook tevreden over de toegevoegde waarde van Emeritor in de vorm van ondersteuning en kennis van het programma. Ook nu we al wat langer met INCONTO werken, kunnen we nog altijd bij hen terecht voor vragen over bijvoorbeeld het applicatiebeheer.
De cirkel is rond
Inmiddels wordt 90 procent van onze inkooporders via INCONTO besteld. We zijn nu bezig met de implementatie van INCONTO bij de laatste disciplines. Het programma is ook in de praktijk erg gebruikersvriendelijk gebleken. Het digitaal bestellen levert ons inzicht op en bespaart ons veel tijd. Vooral op de administratie.
De volgende stap is de implementatie van de INCONTO module contractmanagement binnen Omring. Dat staat voor de komende maanden gepland. Daarmee is de cirkel voor mij rond. Zo kan ik na deze implementatie de afgesloten contracten vergelijken met de daadwerkelijke bestellingen. Bovendien kunnen we met dat inzicht op termijn nog beter op de praktijk afgestemde leverancierscontracten opstellen. INCONTO voldoet in alle opzichten aan onze verwachtingen.
Meer informatie
Wenst u meer informatie over onze software? Neem dan nu contact met ons op. Wij staan u graag te woord.