Blog: Hoe INCONTO gebruik maakt van een offshore software development team via Global BrainForce voor een snellere ontwikkeling van het product.

INCONTO is leverancier en ontwikkelaar van het meest complete softwarepakket op het gebied van inkoop, contractmanagement en digitale factuurverwerking. De software is oorspronkelijk ontwikkeld vanuit de kennis en kunde van het inkoophuis Emeritor. De opgedane expertise is toen gebundeld en vormde de basis voor het softwarepakket dat we nu kennen. Letterlijk dus een softwarepakket van inkopers voor inkopers!

Maar hoe komt het pakket nu tot stand? Wie zijn de mensen achter de ontwikkeling van de software achter het product? Via dit blog geven we jullie een inkijk in onze development capaciteit. Hoe we te werk gaan en waar we wel eens tegenaan lopen.

Samengesteld team

Het INCONTO-product kent zijn oorsprong in 1999. Door de jaren heen bestond het development team uit gemiddeld vijf programmeurs, dan weer wat meer, dan weer wat minder. In de huidige setting bestaat het development team uit een Nederlandse afdeling en een Filipijnse afdeling. Via staffleasing wordt het Filipijnse team als een dedicated team ingehuurd bij Global BrainForce, een offshore software development bedrijf.

Elk team kent zijn specifieke bezetting én taken. Zo bestaat het Nederlandse team uit een product owner, programmeurs en testers. Het Filipijnse team bestaat uit programmeurs, testers en een projectmanager. De focus in Nederland ligt op het bedenken en beschrijven van de te ontwikkelen software. De focus bij het Filipijnse team ligt op de uitvoering hiervan en sinds kort ook op de tweedelijns servicedesk.

Even wennen

Vier jaar geleden begonnen we met de inzet van een tweede ontwikkelteam op afstand. Aanvankelijk met één programmeur, later werden dat er steeds meer, met inmiddels een huidige bezetting van een team van zeven.

De inzet van een team op afstand vergde in eerste instantie wat aanpassingsvermogen. De medewerkers moesten aan elkaar wennen, leren welke ‘taal’ men sprak. Ook al is de Filipijnen heel erg westers georiënteerd, er zijn toch cultuurverschillen aanwezig. Inmiddels zijn beide teams aan elkaar gewend en werkt het uitstekend. De communicatie gaat goed, de kwaliteit van het werk is goed en de teams weten wat ze van elkaar kunnen verwachten en wat ze aan elkaar hebben.

Om dit te bewerkstelligen hebben we o.a. de eerste Filipijnse programmeur die voor INCONTO ging werken gedurende twee weken in Nederland getraind en ingewerkt.

Een dagje meelopen

Hoe zorg je er nu voor dat het contact met je overzeese collega’s goed verloopt? Hoe ziet een werkdag er zoal uit en waar moet je rekening mee houden? We vroegen het Stefan, onze Nederlandse programmeur.

"Het samenwerken met Filipijnse collega’s is even wennen. Vooral het tijdverschil zorgde in het begin voor wat opstartproblemen. Het tijdverschil is namelijk 6 of 7 uur (afhankelijk van zomer- of wintertijd).

Dit betekent dat je niet de hele dag kan communiceren met de collega’s in het buitenland. Hierdoor moet er op een andere manier worden gepland en moest de dagindeling iets worden aangepast. Wij zorgen ervoor dat het tijdsverschil in ons voordeel werkt. Door de vergaderingen aan het begin van de dag in Nederland in te plannen, in de Filipijnen is het dan einde van de werkdag, is er steeds overlap tussen de uren van beide teams. Zo kan het Nederlandse team direct oppakken waar het Filipijnse team gebleven is. De programmeertijd wordt dus als het ware verlengd met een paar uur.

Natuurlijk is er ook het verschil in taal, met als logisch gevolg dat communicatie in het Engels plaatsvindt. Gelukkig spreken op de Filipijnen de meeste mensen, en zeker onze collega’s, prima Engels. Het omschakelen naar het Engels was ook voor ons even wennen, maar hoe vaker je contact hebt, hoe beter dit verloopt. Wij communiceren meestal via Skype omdat dit het prettigst werkt en omdat je hiermee zowel tekstueel als mondeling kan communiceren.

De werkcultuur is toch wel hetgeen waar het meeste verschil zit tussen Nederland en de Filipijnen. Nederland staat bekend om zijn directheid en de korte lijnen binnen organisaties. Meedenken en kritisch zijn over geboden oplossingen is onderdeel van de cultuur. De Filipijnse cultuur is een smeltkroes van de Aziatische, de Spaanse en de Amerikaanse cultuur. Daardoor houden medewerkers zich wat vaker op de achtergrond en is men niet geneigd kritisch te zijn. Dit vergde dus een omschakeling in de communicatie met de Filipijnse collega’s. Wij vragen hen dan ook om wel kritisch mee te denken en realistische planningen af te geven. Dit gaat inmiddels een heel stuk beter, maar er zal een verschil blijven tussen beide culturen.

Inmiddels hebben we op de Filipijnen een zelfsturend team zitten. Er wordt ontworpen, ontwikkeld en getest, net zoals dat in Nederland gebeurt. Het Nederlandse team blijft hierin leidend. Het team hier maakt de specificaties en test nogmaals de nieuwe functionaliteiten na oplevering ervan door onze Filipijnse collega’s."

Meer weten?

Meer weten over hoe wij werken en hoe onze software tot stand komt? Neem dan contact met ons op via info@inconto.com of via het telefoonnummer 0172 52 52 72.

Geplaatst in Contractmanagement, Digitale factuurverwerking, E-procurement, Flexwerk, Nieuws en getagd met .