Over het hoe en waarom van contractmanagement is inmiddels veel gezegd en geschreven. We weten allemaal inmiddels dat het belangrijk is voor een organisatie. Het enige waar we de vinger niet zo goed op kunnen leggen is het rendement. Wat levert goed contractmanagement nu eigenlijk op?
De reden waarom we geen keiharde cijfers kunnen noemen, is dat dit van organisatie tot organisatie verschillend is. Hoe werkte de organisatie voor contractmanagement werd ingezet? Was er al gestart met contractmanagement? Hoe groot is de organisatie? Over welke contracten hebben we het? Heeft de organisatie een contractmanagementapplicatie? Diverse factoren die invloed hebben op dat cijfer.
Maar het rendement hoeft niet alleen in een cijfer uitgedrukt te worden. Bij INCONTO zijn we ervan overtuigd dat er twee soorten rendementen zijn: de kwalitatieve en de kwantitatieve. Welke dat zijn, vatten we in dit artikel samen.
Kwalitatief rendement of non-financiële consequenties.
Overzicht
Goed contractmanagement geeft overzicht vanaf het begin van het proces (de inventarisatie) tot en met het einde van het proces (de nazorg) en alles wat daartussenin zit.
- Hoe ziet mijn contract eruit? Is het mijn eigen contract?
- Welke concrete afspraken waren er? Zijn deze behaald?
- Wat zijn de risico’s? Zijn deze tot een minimum beperkt?
- Waar zit de onderhandelingsruimte voor een nieuw contract?
Door nauwkeurig alle stappen van de contractlevenscyclus te volgen, houdt men dit overzicht vast en heeft men een solide basis om de onderhandelingen voor een nieuw contract in te gaan. Rapportages zijn snel uitgedraaid, waardoor de analyses ook weer snel gemaakt kunnen worden. Overzicht én tijdswinst als kwalitatief rendement!
Efficiency en risicoverlagend
Gestructureerd en gedocumenteerd contractmanagement geeft niet alleen overzicht, maar zorgt ook voor meer efficiency en is risicoverlagend.
Bij het opstellen en het gebruiken van templates, modelcontracten en workflows, zorg je voor standaardisatie en voor uniformiteit. Zo geef je vooraf o.a. aan wat er waar in een contract moet worden opgenomen. Alle contracten zien er uniform uit, waardoor snel op te sporen is of die bepaalde clausule is opgenomen. Fouten worden sneller ontdekt, risico’s worden verlaagd en zelfs vermeden.
Ook voor de contractmanager is het minder belastend wanneer gebruik wordt gemaakt van templates of modelcontracten. Hij of zij hoeft niet meer alle contracten tot in de puntjes door te nemen om met elkaar te vergelijken of om te controleren of alles is opgenomen. Door de klant/leverancier te vragen het contract in een organisatie-eigen template te gieten, is vergelijken veel gemakkelijker. Met als gevolg een enorme efficiencyslag en lagere werkdruk voor de contractmanager.
Decentrale inzichtelijkheid en lagere belasting
Afdeling Financiën cq Contractbeheer Contractbeheer is vaak bij de afdeling Financiën ondergebracht. Hierdoor zijn andere afdelingen afhankelijk van de beschikbaarheid van de medewerkers van deze afdeling om het contract waar ze naar op zoek zijn of wat ze willen inzien op te kunnen vragen. Door goed contractmanagement en een bijhorende contractmanagementapplicatie is het mogelijk om contracten decentraal inzichtelijk te maken.
Per gebruikersgroep kan men aangeven wat men mag zien: het gehele contract, de algemene voorwaarden, de prijsafspraken, de geformuleerde doelstellingen, etc. Zo is de organisatie niet meer afhankelijk van de aanwezigheid en/of beschikbaarheid van de financiële medewerker om het contract in te zien. De medewerker wordt niet meer om de haverklap gevraagd om een kopie van (een deel van) het contract en kan zich daardoor beter focussen op zijn/haar overige werkzaamheden.
De decentrale inzichtelijkheid zorgt er tevens voor dat organisaties die meerdere vestigingen, nieuwe contracten niet meer hoeven te verspreiden. Door het contractmanagementsysteem en de rechten die daarin aangegeven kunnen worden, zien alle gebruikers van de organisatie op welke vestiging dan ook, wat de actuele inhoud van het contract is. Geen risico meer op het niet tijdig informeren van collega’s of het in omloop zijn van een verkeerd contract. Iedereen kan bij de meest recente versie van het contract waar hij/toegang toe moet hebben.
Kwantitatief rendement of financiële consequenties.
Met kwantitatief rendement bedoelen we de financiële winst die er te behalen valt met contractmanagement en een bijhorende applicatie. Deze financiële winst kan op diverse vlakken worden behaald, waardoor het moeilijk is om aan te geven wat de exacte terugverdientijd van contractmanagement is. Onderzoeken en business cases laten zien dat tussen de 5 à 10 {9c645c411a608084ec39eb3d84db41dc6b4d6c7445b855f3f156dcde956591b8} van de contractwaarde bespaard kan worden (bron: CATS CM editie 2014: contractmanagement voor opdrachtgever en leverancier). De praktijk kan ook zijn dat met de info uit de contractmanagementapplicatie de totale investering met 1 contract wordt terugverdiend. Waar de winst te halen is, zetten we hieronder op een rijtje.
Tijdige opzegging contract
Het missen van een opzegtermijn van een contract kan tot grote gevolgen leiden. De organisatie zit onnodig langer aan een contract vast. De doelstellingen in het contract zijn achterhaald en zullen in de toekomst niet behaald kunnen worden. Er loopt een dubbel contract. Een greep uit het waarom van tijdig opzeggen. Afhankelijk van de contractwaarde kan het niet tijdig opzeggen van een contract, leidt dit tot een verspilling van duizenden euro’s.
Producten bestellen bij leverancier zonder afspraken
Stel u heeft een zorgorganisatie met meerdere vestigingen. Deze vestigingen hebben een decentrale bevoegdheid voor het bestellen van benodigde producten per vestiging. Na de laatste gesprekken met een nieuwe leverancier zijn er afspraken gemaakt dat er met korting producten kunnen worden afgenomen. De afspraken zijn in een contract vastgelegd, maar… er heeft geen verdere follow up plaatsgevonden. Met uitzondering van de medewerkers die tijdens de onderhandelingen betrokken waren, weet niemand van de afspraken iets af. Met als gevolg dat de producten die anders met korting bij de gecontracteerde partij ingekocht kunnen worden, elders duurder worden aangeschaft.
Vernieuwing van een contract
Vaak zijn er langdurige contracten met een leverancier. Het contract loopt per jaar, maar wordt jaarlijks vanzelfsprekend verlengd. Er wordt verder geen aandacht geschonken aan de vermelde afspraken. Bij contractmanagement toets je ieder jaar voorafgaande aan het vernieuwen van het contract of alle gemaakte afspraken zijn gehaald. Tevens wordt gekeken of er ergens besparingen gehaald kunnen worden of dat afspraken eventueel zijn achterhaald. Deze controle kan per jaar duizenden euro’s opleveren, e.e.a. afhankelijk van de grootte van het contract.
Aanvullende informatie?
Bovenstaande overzicht van kwalitatieve en kwantitatieve consequenties van contractmanagement is slechts een selectie van de mogelijke consequenties. Denk hierbij o.a. ook aan het beperken van contractrisico’s, kwaliteitsverbeteringen, bewaking, reduceren van administratie, reduceren van ad-hoc beslissingen. Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op met onze consultants via info@inconto.com, via het telefoonnummer 0172 52 52 72 of vul het contactformulier in op onze website. Wij sparren graag met u over deze problematiek en geven uw organisatie graag advies!