tip van de maand

Tip van de Maand: minder ‘clicks’, minder correctie

Regelmatig krijgt onze servicedesk vragen over onze software. Soms door nieuwe gebruikers, soms na een release. Een deel van deze vragen behandelen we in het onderdeel ‘Tip van de Maand’. Hoe we de selectie maken? We behandelen de vragen die meerdere keren gesteld zijn of waarbij onze gebruikers veel tijdwinst kunnen halen.

In de tip van deze maand: minder ‘clicks’, minder ‘correctie’.

Efficiënt werken

In berichten van de aanvragers lezen wij vaak de wens om minder vaak te moeten klikken bij het invoeren van een inkooporder. Als we dan meekijken hoe hun gebruikersomgeving is ingericht, merken we dat veel zaken efficiënter kunnen. En in het geval van de aanvragers is efficiënter vaak ook minder vaak klikken.

Uitgangspunt voor het gehele e-procurementproces én onze software is dat de initiële invoer zo goed mogelijk dient te zijn. Door het aantal klikken te beperken, beperkt u ook het maken van fouten. Dit kan op drie vlakken: via procuratiebeheer, catalogusbeheer en functioneel beheer.

Procuratiebeheer

De doorstroming van bestellingen in het proces van aanvraag tot betaling is vaak opgebouwd rondom een procuratie-as. In veel gevallen is dit de kostenplaats. Als deze kostenplaats vooraf is ingesteld, dan is dat weer een handeling minder voor de aanvrager. Bovendien voorkomt dit het invullen van een foutieve kostenplaats waardoor er vertraging optreedt in het betalingsproces.

Om het aantal handelingen bij de goedkeurder te verminderen, kunt u een drempelbedrag instellen. Aanvragen onder dit drempelbedrag gaan daardoor automatisch door. Ook dit levert tijdswinst en een besparing op. De goedkeurder houdt extra tijd over, waardoor hij weer andere taken op zich kan nemen.

Catalogusbeheer

Zorg er als organisatie voor dat alles goed is ingesteld. Completeer de stamkaart van alle producten zoveel mogelijk, denk hierbij ook aan de diverse coderingswaardes: o.a. BTW percentages, kostensoorten en kostenplaatsen. Dit is even een klus, maar het gebruiksgemak achteraf levert zo ontzettend veel tijdwinst en efficiëntie op. Het maakt het bestelproces sneller én minder foutgevoelig. Zo hoeft de crediteurenadministratie de gegevens bij het binnenkomen van  de facturen niet te corrigeren en kan de factuur sneller door het proces heen.

Functioneel beheer

Ga na bij de applicatiebeheerder of er een slimmere inrichting mogelijk is die past bij uw rol. Zorg er tevens voor dat de profielen van de aanvragers alleen gekoppeld zijn aan locaties, afleveradressen, kostenplaatsen en leveranciers waarvoor zij echt aanvragen indienen. Het heeft nl. geen zin om deze onderdelen uitgebreid te koppelen als men er toch geen gebruik van maakt. Het zorgt alleen voor extra handelingen per aanvraag. De extra handelingen voor de functioneel beheerder hierin, worden ruimschoots goedgemaakt door het verminderde aantal handelingen voor de aanvrager. Bovendien loopt het aantal correcties door de financiële afdeling op verkeerd gecodeerde orders en facturen terug. Met als gevolg een stijgend aantal ‘first time right’-aanvragen.

Optimaal rendement

Als aanvulling hierop geven wij nog een extra tip mee. Zorg ervoor dat aan de voorkant alles goed is ingesteld. Denk hierbij o.a. aan het financiële systeem. Komen de gegevens overeen? Is alles wat gesynchroniseerd moet worden, correct ingevuld? Op die manier creëert u een optimaal renderend systeem dat u tijdwinst en kostenbesparingen oplevert.

Suggesties

Heeft u nog suggesties voor een volgende tip van de maand? Een handige tip die u van onze servicedesk kreeg en die u onze andere klanten niet wil onthouden? Geef het dan nu aan ons door! U kijkt met een andere blik naar ons systeem, waardoor u wellicht extra tips heeft.

Namens de andere gebruikers alvast hartelijk dank!

Geplaatst in E-procurement, Nieuws, Tip van de maand en getagd met , .