procurement

Purchase-to-pay, wat is dat?

Purchase-to-pay. Iedereen die met inkoop te maken heeft, heeft deze term wel eens voorbij horen komen. Maar wat is het eigenlijk? Is het meer dan alleen maar inkoop? Wat bedoelt iemand als hij het over purchase-to-pay heeft?

Volwassenheid

De term purchase-to-pay is een van de varianten die gebruikt wordt. Enkele andere termen waarmee hetzelfde wordt bedoeld, zijn bijvoorbeeld: p2p, procure-2-pay en nog algemener de term procurement. Welke term men ook gebruikt, het betekent eigenlijk allemaal hetzelfde. Namelijk het beheersen van het gehele operationele inkoopproces vanaf het bestellen tot en met de factuurafhandeling.

De tijd dat purchase-to-pay uitsluitend over efficiënte factuurafhandeling ging, is voorgoed verleden tijd. De term heeft een duidelijke lading gekregen en is inmiddels niet meer uit de bedrijfsprocessen weg te denken. Er zijn steeds meer mogelijkheden vanuit de automatisering om het purchase-to-pay proces naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

Waarom purchase-to-pay?

Dankzij een goed ingericht purchase-to-pay proces krijgt de organisatie meer inzicht in het bestelproces én de daaraan gerelateerde financiële uitgaven. Waar voorheen enkel de facturen werden geregistreerd en iedere afdeling zelf de eigen inkoop regelde via mail, telefoon of direct op de website van de leverancier, kunnen beide nu vanuit een gecentraliseerde omgeving worden geregeld. Bijkomend voordeel: het is direct inzichtelijk wat de inkoopuitgaven zijn en alle uitgaven zijn conform de vastgestelde kaders uitgevoerd.

Dit inzicht leidt tot een bulk aan informatie waar de organisatie flink voordeel uit kan halen. Dit voordeel is tweeledig: tijdwinst én financiële winst.

De tijdwinst behaalt men door het vereenvoudigde proces. Het operationele werk neemt fors af. Zo hoeft men niet meer te wachten op een akkoord bij binnenkomende facturen. Ook de afhandeling van bestellingen gaat sneller.

De financiële winst behaalt men o.a. op het vlak van afspraken met leveranciers. Als het inzichtelijk is wat er bij welke leveranciers besteld wordt over de gehele organisatie, kan men beter werken aan het optimaliseren van het leveranciersbestand. Immers, door de centrale registratie beschikt de organisatie over uitgebreide rapportages over uitgaven, bestelhoeveelheden en voorraden. Deze rapportages vormen de basis voor onderhandelingen over prijsafspraken en leveringsvoorwaarden. Een ander financieel voordeel behaalt men door tijdwinst door de inzet van digitale factuurverwerking. Door de mogelijkheden van het ontvangen van echte digitale facturen van leveranciers en de toepassing van 3-way matching boekt men een forse tijdwinst bij de medewerkers van de crediteurenadministratie. De medewerkers kunnen zich daardoor richten op werkzaamheden die echte toegevoegde waarde leveren aan de organisatie.

Automatiseren

Optimale winst haalt de organisatie uit het automatiseren van het gehele purchase-to-pay proces. Het gehele traject - van invoer van de bestelling tot en met de afhandeling van de factuur - kan men automatiseren door het gebruik van een inkoopsysteem.

Automatiseert de organisatie het inkoopproces van aanvragen, fiatteren, bestellen, bewaken en registreren van leveringen dan vermijdt het overbodige, handmatige en foutgevoelige stappen. Tevens biedt een goed systeem de organisatie eenduidige managementinformatie om de inkoopprocessen beter te bewaken, te beheersen en te besturen. Het gevolg is op ieder moment inzicht in de uitstaande verplichtingen.

Integrale samenwerking

Optimaal rendement realiseert de organisatie door niet alleen het inkoopproces te automatiseren, maar ook de factuurwerking én het contractbeheer. Koppelt men deze systemen, dan verloopt het gehele proces van aanvraag tot en met betaling geautomatiseerd én heeft men continu de laatste stand van zaken over de contractafspraken.

Schematische weergave purchase-to-pay-proces

Meer weten?

Bent u geïnteresseerd in het invoeren van purchase-to-pay proces in uw organisatie. Of in het gebruik van een geïntegreerd inkoopsysteem? Neem dan nu contact met ons op voor een vrijblijvend oriëntatiegesprek of demo. Wij luisteren naar uw behoeftes en kunnen u desgewenst van een passend advies voorzien.

Over INCONTO

INCONTO® biedt een complete softwareoplossing ter ondersteuning van het purchase-to-pay proces. Onze oplossing bestaat uit modules voor inkoop, contractmanagement en digitale factuurverwerking. INCONTO® is ontstaan als onderdeel van het inkoophuis Emeritor®, dat sinds 1998 inkoopdiensten levert. Wij maken nog steeds gebruik van haar kennis en praktijkervaring. Hierdoor leveren we naast een zeer complete softwareoplossing ook kennis en ervaring op het gebied van efficiënt inrichten van de operationele inkooporganisatie.

Geplaatst in Contractmanagement, Digitale factuurverwerking, E-procurement, Nieuws en getagd met , , , .