INCONTO Contractmanagement

Contractmanagement issues: struikelblokken of drijfveren?

Als één onderdeel van de bedrijfsvoering een ondergeschoven kindje blijft, is het contractmanagement wel. Iedereen heeft het besef dat er iets moet gebeuren, maar de stap om er daadwerkelijk wat mee te doen, neemt men niet of met weinig vertrouwen. In onderzoek van EY Law in samenwerking met Harvard Law School Center eerder dit jaar, is dit weer pijnlijk blootgelegd.

Onderzoeksresultaten

Als ontwikkelaar en leverancier van een contractmanagementsysteem willen wij uiteraard niets liever dan dat iedereen weet wat de voordelen van goed contractmanagement zijn. Met de resultaten uit het onderzoek zijn wij dan ook heel erg verheugd. Hieruit blijkt namelijk dat het besef van de voordelen van goed contractmanagement er is én dat men ook probeert veranderingen door te voeren.

Deze veranderingen stranden helaas na korte termijn. Met als grootste gevolg gemiste zakelijke kansen én misgelopen inzet bij meer dan de helft van de aan het onderzoek deelnemende bedrijven.

De cijfers

Meer dan 57% van de deelnemende organisaties liepen tegen lagere inkomsten aan als gevolg van slecht tot geen contractmanagement. En maar liefst 50% geeft aan dat zij zelfs opdrachten misliepen door inefficiënt contractmanagement. Maar er is meer. Ook blijkt dat 92% van de organisaties probeert om hun contractverwerking aan te passen. Mooi aantal, helaas faalt 38% hierin gedurende het veranderingstraject. De obstakels waar ze tegenaan liepen waren te groot.

Struikelblokken of drijfveren

Heftige cijfers die er niet om liegen. Maar wat zijn die obstakels dan? Het onderzoek benoemt er vier: de druk op kostenverlaging bij de totstandkoming van contracten, gebrek aan duidelijkheid rond besluitvorming inzake de contracten, de technologiekloof bij de medewerkers en zwakke contractprocessen.

Wij stellen hierbij de vraag: zijn deze obstakels nu echt struikelblokken of kunnen het drijfveren worden? Wij zijn van mening dat dit afhankelijk is vanuit welk perspectief men de vraagstukken bekijkt. Onderstaand ons perspectief.

Druk op kostenbesparing

De totstandkoming van een contract heeft wat voeten in de aarde. Diverse partijen zijn ermee gemoeid en er gaat tijd overheen. Kostbare tijd. Bijna alle ondervraagde organisaties zijn van plan om de kosten die gepaard gaan met de totstandkoming van een contract te reduceren. Deze motivatie staat, volgens de respondenten, de professionalisering van contractbeheer naar contractmanagement in de weg. Dat hoeft echter niet. Bij het implementeren van een goed contractmanagementsysteem, is de tijd waarin een contract tot stand komt, veel korter. Het gebruik van contractworkflows zorgt voor een duidelijke planning met heldere actiepunten voor de betrokkenen. Snelheid, helderheid en directe vastlegging: efficiënter kan het niet. En in deze tijd betekent efficiëntie en tijdsbesparing tevens een kostenbesparing.

Onduidelijkheid bij besluitvorming

Het tweede obstakel dat de respondenten benoemen, is de onduidelijkheid rond besluitvorming inzake de contracten. Niet alleen over wie de beslisser binnen de organisatie is, maar ook over wie de contracteigenaar eigenlijk is. De afdelingen Juridische zaken, Contractbeheer en Business Development strijden om de besluitvorming en het eigenaarschap. Met het instellen van een goed contractmanagementsysteem kan de organisatie dit struikelblok omzetten in een drijfveer. Benoem de lijnen binnen de organisatie en koppel aan elk contract een contracteigenaar. Zodra dit in het systeem vastgelegd is, is het voor iedereen binnen de organisatie helder wie de betreffende verantwoordelijke is. Sterker nog, de contracteigenaar krijgt vanuit het systeem alle reminders en wijzigen doorgestuurd. Expiratie? Uitnutting? Onderhandeling? Leveranciersbeoordeling? De taken zijn helder.

Technologiekloof bij medewerkers

Gebrek aan kennis bij medewerkers is voor alle organisaties een heikel punt. Zo ook bij de ondervraagde organisaties in relatie tot contractbeheer. Zijn de mensen met kennis niet te krijgen? Stop dan tijd in een opleiding of training voor uw personeel. Zeker in een markt zoals de huidige. De technologie gaat hard. Blijf bij door of het geschikte personeel aan te nemen, dat hoeft niet altijd iemand te zijn die de kennis al in huis heeft, andere competenties zijn net zo belangrijk! Of door in het huidige personeel te investeren.

Naast geschikte opleidingen die bij diverse instanties te vinden zijn, is het ook belangrijk om de gebruikers van het contractmanagementsysteem goed te trainen. Onder het mom van train de trainer, kan op een laagdrempelige manier én tegen beperkte kosten, de gehele organisatie van een training voorzien worden. Gaat er een (key) medewerker weg? Biedt dan direct een gebruikerstraining aan. Zo voorkomt u verkeerd gebruik van het systeem en garandeert u goed contractmanagement binnen uw organisatie.

Bijkomend voordeel van een goed contractmanagementsysteem is dat het vaak laagdrempelig en gebruiksvriendelijk is. Intuïtieve navigatie, beperkt aantal stappen, workflows. Al deze elementen zorgt ervoor dat de gebruikers met een minimale inspanning ook al kan werken met de software.

Quote:

Directeur tegen HR-manager: ‘Wat als we investeren in onze mensen en ze gaan daarna weg?’. Antwoord van de HR-manager: ‘Wat als we het niet doen en ze blijven?’.

Zwakke contractprocessen

Tot slot: zwakke contractprocessen. Het laatste gemelde struikelblok. Toch is dat volgens ons niet echt een groot struikelblok, het is namelijk makkelijk op te lossen. Wil een organisatie de transformatie van een contractenarchief, over contractbeheer naar contractmanagement inzetten, dan zijn gestructureerde contractprocessen een must. Maar wist u dat een gestructureerd contractproces niet ingewikkeld is? Een gedegen contractmanagementsysteem borgt namelijk deze processen. Een contractworkflow, ingestelde sjablonen, vaste voorwaarden en bijlagen, standaard beoordelingstermijnen met reminderfunctie, expiratiereminders met bijhorende acties. Het systeem vertaalt het proces naar de praktijk. En levert daardoor gebruiksgemak, tijdwinst én een stok achter de deur om de stappen te doorlopen en tijdig uit te voeren.

En heeft uw organisatie nog geen processen of vlot het niet met het inrichten van de processen? Grote kans dat uw implementatiepartner van het contractmanagementsysteem u daarbij kan helpen.

Tot slot

Onderzoeken en meningen zijn er om besproken te worden. Wij hebben onze mening én interpretatie op het onderzoek gegeven. Uiteraard zijn wij benieuwd naar uw mening. En naar uw motivatie om eindelijk te starten met contractbeheer, zodat u ook de transformatie naar contractmanagement kunt maken. Behoort uw organisatie binnenkort tot de 43% die contractmanagement wel op de rit heeft? En geen lagere inkomsten behaalt of opdrachten misloopt door ondoelmatige contracten?

Neem contact met ons op voor informatie over hoe u hierbij te werk kunt gaan. Wij helpen u graag bij de professionalisering van uw contracten.

Deel content via:
Geplaatst in Contractmanagement, Nieuws / Blogs en getagd met , , , , , , , .