Het vierde en dus laatste kwartaal van 2017 is alweer even onderweg. Tijd om stil te staan bij wat er de komende maanden gaat gebeuren. Een jaarafsluiting gaat vaak gepaard met lijstjes: het uitdraaien van rapportages, toetsing van de budgetten, analyse van de resultaten. Maar ook het bijsturen van de doelstellingen en bijhorende activiteiten.
Wat helaas vaak tussendoor gebeurt, is de controle van de contracten. Hoe staat het met de lopende contracten, halen we de afgesproken targets, wanneer dient er opgezegd te worden. Een greep uit de vele vragen die bij contractmanagement kunnen voorkomen. De vragen zijn snel gesteld, maar is het antwoord erop ook duidelijk vindbaar?
Helaas horen wij nog vaak genoeg dat de contractadministratie een ‘Excelsheetje’ is met daarin een lijstje met beknopte informatie. Het beperkt zich als snel tot de volgende onderwerpen: gecontracteerde, ingangsdatum, verloopdatum, onderwerp. Het lijstje wordt niet altijd consequent aangevuld. Regelmatig komt men erachter dat het contract dat opgezegd moest worden, niet meer tijdig opgezegd kan worden met als gevolg dat men weer een jaar aan die leverancier gebonden is.
Drie generaties
In de jaren dat wij inkoop software en contractsoftware leveren, hebben we vele bedrijven mogen bezoeken. Tel daar de informatie bij die wij via de andere groep in onze achterban, de inkoopadviseurs van Emeritor, verkrijgen, dan kom je tot heel veel data. Uit deze data konden we drie groepen – door ons generaties genoemd – benoemen over het omgaan met contracten. We zetten ze hieronder op een rijtje. Tot welke generatie behoort uw organisatie?
Eerste generatie: de ladekastgeneratie
De contractadministratie wordt bijgehouden in een ladekast of archiefkast. Per contract of leverancier een hangmap of ordner. Lijst met een overzicht? Is er niet of nauwelijks. De beheerder van de contracten is de enige met een sleutel, is hij/zij afwezig? Dan kan er niemand bij de contracten.
Tweede generatie: de excelsheetgeneratie
De ladekast is hier ook aanwezig, maar er is een stap gezet in het bijhouden van overzicht. Alle contracten staan netjes in een excelsheet. Soms met beperkte informatie, soms met wat meer aanvullende informatie, afhankelijk van de inhoud van het contract. Het opzeggen of wijzigen van de contracten gebeurt op reactieve basis. Ook hier geldt nog wel dat er naast de beheerder weinig andere medewerkers toegang hebben tot het overzicht.
Derde generatie: proactief contractbeheer
Deze generatie ziet het nut in van goed overzichtelijk contractbeheer. Het monitoren en evalueren van de inhoud ervan en het opvolgen van de benoemde afspraken. Deze generatie gebruikt hier vaak een software programma voor dat inzicht geeft in de begin- en einddatum, dat een bericht geeft wanneer een contract af gaat lopen. Ook zit er de mogelijkheid in om rapportages uit te draaien. In deze generatie draait het om overzicht, kostenbesparing én decentrale toegang tot de contracten. Via het systeem kan aangegeven worden wie welke rechten heeft om input toe te voegen aan of gegevens van een contract te bekijken.
Kosten en baten
Maar kost een goed contractmanagementsysteem dan niet meer dan dat het oplevert? Nee, een goed systeem levert zelfs meer op dan dat het kost. Denk aan de kosten die er extra gemaakt worden als een contract niet tijdig opgezegd wordt. Of aan het bestellen van producten bij een leverancier waar geen prijsafspraken mee zijn gemaakt met hogere facturen als gevolg. De exacte terugverdientijd van contractmanagement in het algemeen is moeilijk te bepalen. Veel factoren hebben daar invloed op. Onderzoeken en business cases laten zien dat tussen de 5 à 10 procent van de contractwaarde bespaard kan worden (bron: CATS CM editie 2014: contractmanagement voor opdrachtgever en leverancier).
Meer weten?
Valt uw organisatie onder de eerste of tweede generatie? Dan is er wellicht veel winst te behalen uit goed contractmanagement in combinatie met een goed contractmanagementsysteem. De enige manier om dit uit te vinden, is een goede analyse van uw huidige processen. Wilt u daarbij hulp? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder! U kunt ons bereiken via info@inconto.com, via 0172-52 52 72 of via het contactformulier op deze website.