“Het houdt de organisatie bezig: er is een contract afgesloten, maar het gaat toch mis in de uitvoering van het contract. Veel contracten leveren niet op wat een bedrijf ervan had verwacht. Maar liefst driekwart van de afgesloten contracten worden niet goed gemanaged” (Van den Hoven R. , 2015).
"Wanneer inkoop er niet voor zorgt dat iemand de contracten managet, dan kan men net zo goed stoppen met inkopen’’ (Rietveld, 2009).
Deze uitspraken hebben organisaties, zowel publiek als privaat, laten inzien dat er nog veel winst te behalen valt op het gebied van contractmanagement. Zo zijn er kansen op het gebied van innovatie, kostenoptimalisatie, doelmatig- en rechtmatigheid en de verschillende vormen van samenwerking.
Wat is contractbeheer, contract- en leveranciersmanagement?
De begrippen contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement worden regelmatig door elkaar gehaald. Het is essentieel om binnen een organisatie helderheid te hebben over de betekenis en inhoud van deze drie begrippen: contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement. Alleen dan kan een succesvolle implementatie tot stand komen en is de organisatie in staat om over te gaan tot professionalisering van contractmanagement.
De beknopte definities per begrip zijn:
- Contractbeheer is onderdeel van contractmanagement dat als doel heeft de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en contractuele afspraken. Dit vormt de eerste stap in het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Om dit te bewerkstelligen moet de informatie up-to-date en beschikbaar zijn voor de betrokkenen.
- Contractmanagement is een vervolg op contractbeheer met als doel het minimaliseren van risico’s en het maximaal uitnutten van een contract. Met contractmanagement wordt de contractlevenscyclus continu gemonitord en bewaakt. Het is belangrijk snel inzicht te krijgen in en grip te houden op deze risico’s. Daarom is risicomanagement een noodzakelijk onderdeel van contractmanagement. Risico’s tijdig identificeren, managen en elimineren draagt bij aan een succesvol eindresultaat.
- Leveranciersmanagement is een onderdeel van contractmanagement. Onder leveranciersmanagement vallen alle activiteiten gericht op het verkennen, starten, onderhouden en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers. Dit heeft als doel om continu een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Om leveranciersmanagement daadwerkelijk in een organisatie geïmplementeerd te krijgen, zal een goed contractbeheer en contractmanagement aan de basis staan.
Professionalisering van contractmanagement
In een eerder artikel lichtten we reeds de generaties toe die wij bij INCONTO onderscheiden bij contractmanagement. Organisaties die een professionaliseringsslag willen maken, doorlopen vaak een heel proces om van contractbeheer naar contractmanagement te gaan.
Wij merken dat er zich een duidelijke bewustwording binnen organisaties ontwikkelt op het gebied van beheer en managen van contracten (risicomanagement). Men ziet de noodzaak en de bijhorende voordelen van een overzichtelijk en transparant traject. Er wordt niet alleen aandacht besteed aan het contract zelf, maar ook aan alles wat erbij komt kijken. Contractmanagement speelt daardoor, naast inkoop, een steeds belangrijkere rol in de contractlevenscyclus.
Contractlevenscyclus
De contractlevenscyclus bestaat uit zes stappen: Identificeren & Specificeren, Uitvragen & Selecteren, Overeenkomen/Contracteren, Uitvoeren, Bewaken en Nazorg. De laatste twee stappen worden vaak over het hoofd gezien, maar hebben een grote impact op de controle en de uitnutting van het contract. Om de uitnutting van het contract te optimaliseren is het dus belangrijk om aandacht te besteden aan de bewaking en de nazorg van het contract.
Figuur 1: Contractmanagement in het inkoopproces Bron: Handreiking contractbeheer en contractmanagement - Bos, Pauline (2014)
Hiervoor kan er gebruik gemaakt worden van de Kwaliteitscirkel van Deming. De vier onderdelen van deze cirkel zijn Plan, Do, Check en Act. Door steeds deze stappen te herhalen is er continue aandacht voor de contractlevenscyclus en het bijhorende proces. Hierdoor verkrijgt men managementrapportages die informeren over de voortgang en eventuele verbeterpunten in een contract en inzicht in de uitnutting van een contract, waardoor men de resultaten kan maximaliseren én risico’s kan minimaliseren. Deze informatie wordt weer meegenomen in de onderhandelingen over een nieuw contract. De gegenereerde informatie kan op verschillende niveaus in de organisatie (strategisch, tactisch en operationeel) worden ingezet.
Figuur 2: Kwaliteitscirkel van Deming Bron: Door SanderSpek uit nl, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=1787549
De betrokkenheid van contractmanagement begint niet ná het sluiten van het contract. Het gebruik door de organisatie van eigen contract templates, workflows en modelcontracten verlangt een betrokkenheid vanaf de eerste fase. Dit verhoogt de efficiency en verlaagt risico’s. Er ontstaat overzicht en transparantie met een professionelere organisatie als resultaat. Dit is weergegeven in figuur 1.
Softwarepakket als ondersteuning van het proces.
Is de organisatie zich eenmaal bewust van de voordelen van gedegen contractmanagement, dan is het belangrijk dit zo praktisch mogelijk aan te pakken. Een goed softwarepakket is een stap in de goede richting en geeft de noodzakelijke basis om goed contractmanagement uit te voeren.
INCONTO Contractbeheer staat voor ’in control’ zijn over uw contracten en gaat verder dan alleen contractadministratie. Door goed overzicht, eenvoudig inzicht en duidelijke signalering beheert u uw contracten nog beter. INCONTO Contractmanagement draagt zorg voor proactieve signaleringen zodat contracten tijdig opgezegd of verlengd worden. Het systeem geeft de mogelijkheid tot het gebruiken van het beheerssysteem om contracten op te stellen en templates, modelcontracten en workflows te gebruiken. Zo voorkomt u onnodige verrassingen!
De centrale opslag van INCONTO Contractmanagement zorgt ervoor dat alle contracten te allen tijde en voor alle betrokken, geautoriseerde medewerkers digitaal beschikbaar zijn. Door rechten toe te kennen aan de contractdata en documenten waarborgt u de veiligheid van bedrijfsgevoelige informatie en wordt informatie alleen gedeeld met daartoe geautoriseerde personen. Documenten en gegevens uit alle contractfasen worden eenduidig vastgelegd in een elektronisch inkoopdossier. Zo heeft u al uw contracten en informatie binnen een muisklik beschikbaar.
Wilt u meer weten over contractmanagement en INCONTO Contractbeheer? Neem dan nu contact met ons op. Wij gaan graag in gesprek met u over dit boeiende onderwerp.
* Dit artikel is mede tot stand gekomen met de input van Martijn van Benten, inkoopadviseur Emeritor.