leverancierskoppelingen - artikel

Het hoe en waarom van leverancierskoppelingen

Leverancierskoppelingen, we hebben het er vaak over en we wijden er een hele pagina aan op onze website. Maar wat zijn het nu eigenlijk? En waarom zou men ze activeren? Slechts een paar van de vragen die we er regelmatig over krijgen. In dit blog lichten we een en ander toe over het hoe en waarom van leverancierskoppelingen.

Wat zijn leverancierskoppelingen?

Het woord leverancierskoppelingen zegt het al: een koppeling met een leverancier. In ons geval spreken we over een koppeling tussen de inkoopmodule van INCONTO en de webshop van een leverancier. Door deze koppeling kunnen beide systemen met elkaar communiceren en data overbrengen.

Er zijn een tweetal koppelingen mogelijk met leveranciers. De eerste is bekend onder de naam OCI-koppeling of PunchOut-koppeling. OCI staat voor Open Catalogue Interface. Deze koppeling geeft de INCONTO-gebruiker rechtstreeks toegang tot  de webshop van de leverancier. Nadat alle gewenste producten/diensten zijn geselecteerd, zorgt de koppeling ervoor dat de gebruiker weer teruggezonden wordt naar INCONTO om de aanvraag af te ronden.

De tweede koppeling is een orderkoppeling. Deze koppeling gebruikt men voor het volledig digitaal inschieten van inkoopopdrachten vanuit INCONTO naar het ordersysteem van de leverancier. Het spreekt voor zich dat de leverancier hier het meeste baat bij heeft. Deze hoeft immers zelf niet meer handmatig de order te verwerken in zijn systeem. Het voorkomt fouten bij het invoeren van de orders. Uw organisatie heeft hier ook baat bij. Door het gebruik van een orderkoppeling is INCONTO vaak in staat om direct terugkoppeling te geven over de status in het ordersysteem.

Voordelen van de koppeling?

Wat zijn nu de voordelen van de OCI-koppeling? Er zijn diverse voordelen, op te splitsen per organisatieonderdeel: de gebruiker, de afdeling inkoop en de crediteurenadministratie.

Voor de gebruiker

Als eerste bespreken we de werking en de voordelen voor de gebruiker. Door de koppeling logt de gebruiker enkel in INCONTO in. Via een single sign on leidt het systeem de gebruiker naar de webshop van de gewenste leverancier. Daar selecteert de gebruiker de benodigde producten en bij het afrekenen leidt het systeem automatisch weer terug naar INCONTO. Alle geselecteerde producten in de webshop zijn geïmporteerd en staan in de bestelopdracht. Hierdoor hoeft de gebruiker niet buiten het systeem om de bestelling te plaatsen en alles vervolgens weer in te voeren. Snelheid, gebruiksgemak en een vereenvoudigd bestelproces zijn hierdoor de belangrijkste voordelen voor de gebruiker.

Voor de afdeling inkoop

De tweede serie voordelen is voor de afdeling inkoop. Het productbeheer is een stuk eenvoudiger, alle producten staan immers bij de leverancier in de webshop. Men houdt controle op het prijsverloop en werkt met actuele prijzen. En het laatste voordeel voor de afdeling inkoop: het overstappen naar een andere leverancier is simpeler, men hoeft de catalogi immers niet steeds te importeren.

Voor de crediteurenadministratie

Tot slot de voordelen voor de crediteurenadministratie. Bij automatische factuurverwerking vallen er veel minder facturen uit die de crediteurenmedewerker vervolgens handmatig dient te verwerken. Reden hiervoor is dat er bij een OCI-koppeling veel minder prijsverschillen optreden tussen de inkooporder en de uiteindelijke factuur. Aangezien men met actuele prijzen werkt, is de afwijkmarge een stuk kleiner.

De eerder genoemde werkwijze levert een beperking van de administratieve lasten op. Voor zowel de afdeling inkoop als de crediteurenadministratie blijft er daardoor meer tijd over om andere belangrijke zaken op te pakken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het maken van analyses aan de hand van managementrapportages.

Software gebouwd vanuit de praktijk

Omdat onze software gebouwd is vanuit de praktijk – voor inkopers, door inkopers – ligt onze focus ook op die praktijk. Wat is nu de meerwaarde van ons systeem voor de gebruiker? Een gebruiker zit niet te wachten op extra invoer of dubbele handelingen. Zeker in tijd van drukte op de werkvloer is tijdverspilling uit den boze en moeten handelingen die niet tot de core business van de gebruiker horen, zo min mogelijk tijd kosten. Denken en handelen vanuit de gebruiker en niet vanuit de softwarebouwer is dan ook ons motto! En daarom faciliteren wij het activeren van leverancierskoppelingen graag.

Recent gerealiseerde leverancierskoppelingen

Ons klantenbestand is continu in beweging, waardoor ook de lijst van onze aangesloten leveranciers steeds langer wordt. Met o.a. partijen als Fleurop, Karakter Wijnimport en Patisserie Unique, hoe divers kan het zijn! Benieuwd naar de andere actieve koppelingen? Kijk dan op de speciaal daarover ingerichte pagina op onze website. Staat er een koppeling niet in het overzicht? Neem dan contact met ons op en vraag wat de mogelijkheden zijn.

Meer informatie?

Wenst u meer informatie over leverancierskoppelingen? Als leverancier of als besteller? Of wenst u ook een geolied inkoopproces dat uw organisatie ondersteunt met het vereenvoudigen van uw administratieve lasten? Neem dan nu contact met ons op voor aanvullende informatie. Wij staan u graag te woord.

Deel content met:
Geplaatst in Leverancierskoppelingen, Nieuws / Blogs en getagd met , , , , , , , .