tip van de maand

Tip van de Maand: spoedbestellingen

Regelmatig krijgt onze Servicedesk vragen over onze software. Soms door nieuwe gebruikers, soms na een release. Een deel van deze vragen behandelen we in het onderdeel ‘Tip van de Maand’. Hoe we de selectie maken? We behandelen de vragen die meerdere keren gesteld zijn of waarbij onze gebruikers veel tijdwinst kunnen halen. Of we behandelen een nieuwe optie uit de meest recente release, zoals deze tip. In de tip van deze maand: spoedbestellingen.

Een goede voorbereiding…

… is het halve werk. Helemaal met de welbekende spoedjes waar we allemaal mee te maken hebben. En als die spoedjes te maken hebben met urgente voorraad, dan willen we het graag geregeld hebben. En snel uiteraard. In het verleden was het al mogelijk om nummers te reserveren. Die mogelijkheid is in de nieuwe release hernoemd naar ‘spoedbestellingen’.

Hoe werken spoedbestellingen?

Een aanvrager genereert vooraf een reeks inkoopopdrachtnummers voor een bepaalde locatie van de organisatie. Mocht een gebruiker door een spoedsituatie buiten INCONTO om een bestelling moeten plaatsen, kan deze een beroep doen op een van de gereserveerde nummers. De aanvrager completeert de bestelling door de bestelde producten onder de inkoopopdracht te registreren. Vervolgens loopt de bestelling de ingestelde procuratieworkflow door met de kanttekening dat de leverancier de opdracht niet meer ontvangt, die heeft hij immers al. De leverancier levert de goederen en vermeldt op de factuur het opgegeven inkoopopdrachtnummer. Completeert de aanvrager de bestelling tijdig, dan matcht de factuur van de leverancier met het inkoopopdrachtnummer en is daar geen aanvullende accordering nodig.

Gebruik deze functie alleen wanneer het echt nodig is en de bestelling bij de leverancier niet kan wachten. Een goed voorbeeld is een bestelling bij uw voedingsleverancier op het laatste moment, omdat er iets vergeten is. U belt nog net op tijd om de bestelling voor de volgende dag compleet te maken. Zorg er ook voor dat u reeds een akkoord hebt gekregen om de bestelling op deze wijze te verwerken, ook financieel. Zo draagt u bij aan het efficiënt verwerken van de binnenkomende factuur en daar zijn uw collega’s ook heel blij mee.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de optie spoedbestellingen? Of hoe uw organisatie de voordelen van een efficiënt ingericht inkoopsysteem en bijhorende processen kan ervaren? Neem dan nu contact met ons op via info@inconto.com of via 0850-185725. Ons team adviseert u graag.

Suggesties

Heeft u nog suggesties voor een volgende tip van de maand? Een handige tip die u van onze Servicedesk kreeg en die u onze andere klanten niet wil onthouden? Geef het dan nu aan ons door! U kijkt met een andere blik naar ons systeem, waardoor u wellicht extra tips heeft. Namens de andere gebruikers alvast hartelijk dank!

Deel content met:
Geplaatst in E-procurement, Nieuws / Blogs, Tip van de maand en getagd met , , , , , , , .