Blog: Het nut van digitale factuurverwerking.

Facturen verwerken is gemeengoed bij organisaties. Heb je klanten of leveranciers, dan heb je te maken met facturen. Soms grote hoeveelheden, soms slechts beperkt. Bij veel organisaties is er vaak een medewerker crediteuren aangesteld die verantwoordelijk is voor het inboeken van deze facturen. Volgens een vaste procedure verwerkt hij de facturen en zorgt ervoor dat de controle op levering, het accorderen van de factuur en de uiteindelijke betaling zo vlot mogelijk verloopt. Helaas gebeurt het wel eens dat er iets fout gaat of dat het traject langer duurt dan gepland. Vertraging per post, het ontbreken van een correcte adressering, maar ook het intypen van een verkeerd ordernummer of bedrag kunnen de oorzaak zijn van een vertraagde afhandeling. Maar het kan een stuk simpeler en minder foutgevoeliger dankzij digitale factuurverwerking.

In dit stuk belichten we digitale factuurverwerking en het nut ervan. Wat heb je eraan, wat kan je ermee en wat levert het op?

Wat is digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking? Heel simpel, de vraag geeft het antwoord al. Het is het factuurverwerkingsproces gedigitaliseerd. Het normale proces van handmatig de factuur per post versturen, bij ontvangst in te boeken, te laten ondertekenen cq te accorderen door de betreffende verantwoordelijke en te betalen, verloopt nu geautomatiseerd. Digitale factuurverwerking wordt ook wel e-invoicing genoemd.

Wat kan je met digitale factuurverwerking

Met behulp van een softwaresysteem ontvangt men de factuur niet meer per post, maar per e-mail als PDF. Afhankelijk van de gebruikte technologie wordt de factuur omgezet in een sjabloon die de factuurverwerkingssoftware herkent en verwerkt. Beter nog, de factuur wordt in een digitaal formaat aangeleverd, waarna de gegevens eenvoudig vertaald kunnen worden naar de gewenste velden. De verdere volledige afhandeling gebeurt vervolgens ook digitaal.

Het resultaat is een snelle verwerking van de factuur, geen gedoe met zoekgeraakte facturen of stapels papier. Én altijd directe inzage in de status van de factuur.

Hoe werkt digitale factuurverwerking

Facturen bevatten vaste informatie: factuurdatum, ordernummer, factuurnummer, leverancier, bestelinformatie, aantal, bedrag, rekeningnummer, etc. Bij digitale factuurverwerking herkent het systeem de vermelde velden en leest de factuur in. Verbanden worden gelegd en coderingen uitgevoerd, waarna de factuur verder afgehandeld kan worden. Indien nodig wordt de factuur via het softwaresysteem binnen de organisatie ter accordering of beoordeling aangeboden. Na akkoord/beoordeling worden de facturen betaalbaar gesteld en is het proces afgerond. Mochten er vragen zijn over de facturen kan vervolgens in het systeem de volledige communicatie worden vastgelegd.

Wat levert digitale factuurverwerking op

Het werken met digitale factuurverwerking vraagt een iets aangepaste manier van werken en een cultuuromslag. Eenmaal ingevoerd krijgt de organisatie een gestroomlijnd, vereenvoudigd proces ervoor terug.

Het werk van de medewerker crediteuren vereenvoudigt door digitale factuurverwerking sterk. Er hoeven geen gegevens meer handmatig overgenomen worden, waardoor de kans op fouten afneemt. De werkdruk neemt af, de verwerkings- en afhandelingssnelheid per factuur gaat omhoog en er ontstaat een gedetailleerd overzicht over de status van de factuur op elk gewenst moment.

Bij INCONTO gaan we ervan uit dat een organisatie ca €5,- per factuur bespaart door over te stappen van handmatige factuurverwerking op digitale factuurverwerking. Dit bedrag wordt hoger als de organisatie complexer is en er meer handelingen verricht moeten worden. Combineert een organisatie digitale factuurverwerking met e-procurement, dan zijn de besparingen nog hoger.

Digitale factuurverwerking in combinatie met e-procurement

Verwerkt jouw organisatie vele orders per dag en ontvang je daardoor veel facturen? En maakt dat het verwerkingsproces zo omslachtig? Zijn de leveringen ontvangen? Zijn deze compleet? Komt er een nalevering? Klopt de prijs? Zijn de prijsafspraken verwerkt? Ook dit proces wordt veel eenvoudiger door het koppelen van de factuurverwerking aan een inkoopsysteem. Orders worden geplaatst, maar ook direct gecontroleerd. Bijhorende facturen worden bij binnenkomst gekoppeld en gecontroleerd aan de hand van de reeds ingevoerde data. Alles gebeurt automatisch. De medewerker crediteuren hoeft zich alleen nog te focussen op de facturen waar iets is misgegaan.

Een ideale situatie is er uiteraard als alles wat bij dat inkoop- en bestelproces hoort, gekoppeld is in een systeem. Een softwaresysteem dat zowel contractbeheer, inkoop als digitale factuurverwerking combineert, geeft een organisatie zoveel inzicht in deze kant van de processen, waardoor er winst te realiseren valt op het gebied van productiviteit én kostenbesparing.

Meer weten?

Benieuwd wat digitale factuurverwerking, eventueel in combinatie met contractmanagement en/of e-procurement, voor u kan betekenen? Neem dan nu contact met ons op! Wij denken graag met u mee over de mogelijkheden. Onze consultants zijn te bereiken via info@inconto.com, via het telefoonnummer 0172 52 52 72 of via het contactformulier op onze website.

 

 

Geplaatst in Digitale factuurverwerking, Nieuws en getagd met .