Wat zijn de verschillen tussen een losstaand programma (best of breed) en een module die geïntegreerd is in een ERP-systeem (all-in-one)? Die vraag stellen organisaties, die zich oriënteren op inkoopsoftware, mij vaak. Mijn antwoord? Er zijn twee wezenlijke verschillen: flexibiliteit en de kennis achter het systeem oftewel inkoopkennis.
De term best of breed zegt het eigenlijk al. Specialistische inkoopsoftware is ontwikkeld op basis van inkoopkennis en -ervaring, met de inkooppraktijk als enige uitgangspunt. Dat leidt tot rijke, praktische software waarin alle functionaliteiten zijn uitgewerkt, vaak tot in detail. Een all-in-one oplossing daarentegen wordt doorgaans ontwikkeld op basis van de techniek achter het ERP-systeem. Een best of breed-oplossing wordt daarnaast continu doorontwikkeld, proactief en op vraag van klanten. Nieuwe functionaliteiten en nieuwe koppelingen met bijvoorbeeld leveranciers worden direct beschikbaar gesteld aan alle gebruikers. In dat opzicht is een best of breed oplossing flexibeler dan een all-in-one-oplossing. Ook omdat een best of breed-oplossing een organisatie minder afhankelijk maakt van één software-leverancier zodat voor alle domeinen de beste oplossing uit de markt gekozen kan worden.
Maar hoe zit het dan met de kosten?
Als je kijkt naar de rijke inkoopkennis achter het systeem krijg je feitelijk meer waar voor je geld bij een best of breed-oplossing. Kijk je alleen naar de out-the-pocketkosten dan ontlopen beide oplossingen elkaar nauwelijks. De kostenopbouw is alleen anders. De inkoopmodule binnen een ERP-pakket wordt meestal ‘gratis meegeleverd’, er hoeft geen extra abonnementsbedrag voor betaald te worden. Maar er worden wel implementatie- en maatwerkkosten gemaakt om de module werkend te krijgen evenals kosten voor het beheer- en onderhoud van de module. Voor een best of breed-oplossing betaalt een organisatie naast eenmalige implementatiekosten een vast abonnementsbedrag per maand waarin de kosten voor beheer- en onderhoud al verdisconteerd zijn, evenals de kosten voor de ontwikkeling van nieuwe of verbeterde functionaliteiten die standaard voor alle gebruikers beschikbaar komen (er is dus geen individueel maatwerk nodig).
Is een best of breed oplossing wel zo efficiënt?
Men denkt nog vaak dat best of breed-oplossingen minder efficiënt zijn dan all-in-one-oplossingen. Want, zegt men, hoe meer verschillende software een organisatie gebruikt, hoe meer beheerskosten zij maakt. En bovendien moeten gebruikers hun data dan in verschillende systemen invoeren. De werkelijkheid is echter dat beide oplossingen elkaar als het om efficiency gaat niet meer ontlopen. De argumenten die tien jaar geleden nog spraken voor een all-in-one-oplossing zijn inmiddels achterhaald. De in de markt beschikbare best of breed inkoopsoftware kunnen middels veilige koppelingen eenvoudig verbonden worden met alle bestaande financiële pakketten. Koppelingen die net als de techniek achter de software beheerd worden door de softwareleverancier. Er is dus geen sprake meer van extra beheerskosten en van dubbele invoer van data.
Dit alles maakt dat de keuze tussen een all-in-one en een best of breed-oplossing gaat over de vraag hoe goed de digitale werkprocessen aan moeten sluiten bij de praktijk van alledag. Het gaat over kwaliteit, flexibiliteit en gebruikersgemak. In de wetenschap dat inkoop een kritisch bedrijfsproces is, zou ik het wel weten. En u?
INCONTO
INCONTO is een gerenommeerde leverancier van inkoopsoftware in de breedste zin van het woord. De basis onder de dienstverlening van dit in Nieuwkoop gevestigde bedrijf is een brede kennis van en ervaring in de inkooppraktijk van organisaties. Het team achter INCONTO gebruikt die inhoud om de INCONTO-software continu door te ontwikkelen, aansluitend op de wensen en behoeften in de markt. INCONTO levert zo al jarenlang software van inkopers, voor inkopers.
Meer weten?
Wilt u meer weten wat voor pakket het beste bij u past? Of ziet u graag zelf hoe een best of breed programma werkt via een demo? Neem dan nu contact met Najim el Mouridi, auteur van dit blog, op. Hij staat u graag te woord.
Uiteraard kunt u ook bij hem terecht voor informatie over INCONTO ter ondersteuning van een aantal van uw belangrijkste bedrijfsprocessen: contractmanagement, inkoop en factuurverwerking.