Data, we verzamelen het door de systemen die we gebruiken. Maar dan? Analyseren we het daarna ook? En zetten we het in ter verbetering van onze bedrijfsprocessen? De mogelijkheden van (big) data binnen procurement, voor de inkoper en de kansen die het biedt, leest u in dit artikel.
Van inkoper naar business consultant, van data verzamelen naar data analyseren
De trend dat procurement afdelingen een steeds prominentere rol gaan spelen binnen organisaties is al langere tijd zichtbaar. Vanuit de klassieke inkooprol ontwikkelen inkopers zich meer en meer richting business consultants, die vanuit hun expertise en kennis van organisaties uitstekend in staat zijn om meer dan alleen de prijzen van in te kopen producten en/of diensten positief te beïnvloeden. Zo leveren procurement afdelingen heden ten dage ook een belangrijke bijdrage aan het realiseren van de strategische doelstellingen van ondernemingen. Niet alleen door de inkoopprocessen te optimaliseren, maar ook andere processen. Daarnaast worden organisatievraagstukken geadresseerd zoals de ontwikkeling van de duurzaamheidsagenda van een onderneming.
Tijdens het uitvoeren van alle activiteiten verzamelen procurement afdelingen enorme hoeveelheden informatie, die nog niet altijd op de juiste waarde wordt geschat. Als we het hebben over data-analyse in de context van procurement, dan hebben we het over het inzichtelijk en verwerkbaar maken van informatie, die vaak in verschillende systemen wordt verzameld, inclusief informatie over complexe categorieën, leveranciersinformatie en andere informatie over derde partijen, leveranciers en markten in relatie tot inkoop. Deze informatie krijgt pas waarde als de eigenaar erin slaagt om alle verschillende data bij elkaar te brengen en om weet te zetten in actiegerichte kennis.
Verschuiving in competenties
Voor procurement professionals zelf worden vaardigheden op het gebied van data-analyse en het vermogen om verbindingen te leggen dus steeds belangrijker. In toenemende mate bepalen zij hiermee het succes van de organisatie waarvoor zij werken. Op dit moment worden procurement-medewerkers met titels als data-analist voornamelijk ingezet om data te managen via ouderwetse handmatige processen en standalone systemen. Hierdoor kunnen zij nooit hun maximale toegevoegde waarde leveren. Echter wanneer organisaties de stap zetten om processen te automatiseren, zoals bijvoorbeeld bij procure to pay, creëren zij niet alleen een hogere graad van efficiency maar ook een meer strategische omgeving voor iedereen. Als gevolg hiervan stellen zij hun medewerkers in staat om te bewegen van datamanagement naar data-analyse en het leveren van meerwaarde voor hun afdelingen en de cliënten.
Toegevoegde waarde geautomatiseerde systemen
Organisaties die investeren in hun mensen en in het automatiseren van hun processen, investeren niet alleen in hun directe inkoopkracht, maar ook in de capaciteit om de door hen vergaarde data te analyseren en te gebruiken. Er zijn diverse systemen op de markt die de inkoopafdeling kunnen ondersteunen, het is echter van belang om niet zomaar een systeem te kiezen. Naast de algemene functionaliteiten, waaronder inkoopmodule, contractmanagement, digitale facturatie en wellicht ook inhuur derden, is het verstandig om na te vragen of het systeem gekoppeld kan worden aan de zogenaamde Business Intelligence systemen. De inkoopsoftware van INCONTO is hier uitermate geschikt voor en kan daardoor naast haar eigen uitgebreide rapportage functionaliteiten, bijdragen aan transitie van de inkoper naar de business consultant.
Een waardevolle schat aan informatie ligt klaar om ontdekt te worden!
Dit artikel is tot stand gekomen met de medewerking en input van Barry van Altena, inkoopadviseur bij Emeritor.