Contractmanagement

contractmanagement

Onze producten: contractmanagement

INCONTO Contractbeheer staat voor ’in control’ zijn over uw contracten en gaat verder dan alleen contractadministratie. Naast de contractbeheermodule bieden wij u ook de contractworkflowmodule aan en de mogelijkheid tot het maken van managementrapportages. Met behulp van deze modules tilt u uw contractmanagement naar een hoger niveau. Hoe wij u hierbij ondersteunen, leest u hieronder.

INCONTO Contractbeheer: in control over uw contracten

contractmanagement
  • Al uw contracten digitaal beschikbaar
  • Proactieve signalering zodat contracten tijdig opgezegd of verlengd worden
  • Duidelijk in kaart welke contracten er lopen middels de rapportgenerator
  • Eenvoudig te koppelen aan bestaande financiële systemen en andere applicaties
  • Minimale terugverdientijd

INCONTO Contractbeheer staat voor ’in control’ zijn over uw contracten en gaat verder dan alleen contractadministratie. Door goed overzicht, eenvoudig inzicht en duidelijke signalering beheert u uw contracten nòg beter. INCONTO Contractmanagement draagt zorg voor een proactieve signalering zodat contracten tijdig opgezegd of verlengd worden. Zó komt u nooit voor onnodige verrassingen te staan!

De centrale opslag van INCONTO Contractmanagement zorgt ervoor dat alle contracten te allen tijde digitaal beschikbaar zijn. Door rechten toe te kennen aan de contractdata en documenten, waarborgt u de veiligheid van bedrijfsgevoelige informatie en deelt u informatie alleen met daartoe geautoriseerde personen. U legt documenten en gegevens uit alle contractfasen eenduidig vast in een elektronisch inkoopdossier. Zó heeft u al uw contracten en informatie binnen een muisklik beschikbaar!

INCONTO Contractworkflows: vereenvoudigd proces bij het tot stand komen van een contract

  • Het onderhandelingsproces kan volledig elektronisch afgehandeld en gemonitord worden
  • De actiehouders van de processtappen krijgen een signaal: autoriseren of actie nemen
  • Centraal monitoren en rapporteren van de fase waarin een contract zich bevindt
  • Al uw (concept) contracten digitaal in kaart, goedgekeurd, geen dwalende papieren/ e-mails
  • Helder overzicht wie een contract goed- of afgekeurd heeft, met reden en tijdstip
  • Audit formulier met (alle) goedkeuringen, naar wens uit te printen
  • Goedkeuren op details: meesturen specifieke contractvelden en documenten

Om het proces waarmee een contract tot stand komt, te ondersteunen, heeft INCONTO Contractmanagement de mogelijkheid een workflow te creëren per contractsoort. Met deze flow legt u het interne proces met de verschillende acties en autorisaties van eerste onderhandeling tot getekend contract vast. Zodra een contractbeheerder een workflow start voor een conceptcontract, volgt automatisch het vastgelegde proces.

De ingestelde actiehouders krijgen een signaal om actie te ondernemen of een contractvoorstel te autoriseren. Zolang de workflow loopt, kunnen alleen daarvoor geautoriseerde actiehouders wijzigingen aanbrengen in de contractdata en bijgevoegde documenten. Zodra de stappen in de workflow doorlopen zijn, is het contract definitief.

U kunt in elke fase van de workflow een auditformulier printen met daarop basiscontractgegevens, naam, functie en datum van de verschillende goedkeurders.

INCONTO Managementrapportages: inzicht & overzicht

  • Op ieder moment inzicht in uitstaande verplichtingen
  • Overzicht van alle bestelde producten en alle lopende contracten
  • Met een druk op de knop overzichten genereren
  • Favoriete rapportages instellen en opslaan

INCONTO E-procurement en INCONTO Contractmanagement genereren vlot overzichten en rapportages met een uitgebreide rapportgenerator. Hiermee kan uw organisatie zelf managementinformatie genereren om uw inkoopprocessen beter te bewaken, te beheersen en te besturen. U heeft zo op ieder moment inzicht in uw uitstaande verplichtingen. Het is mogelijk om standaardrapportages te maken en met behulp van de rapportgenerator desgewenst velden en kolommen toe te voegen. U slaat uw favoriete rapportages op, zo hoeft u het maar één keer in te stellen en beheerst u uw complete operationele inkoop- en contractbeheerproces!

 

 

Leveranciersmanagement

De begrippen contractbeheer en leveranciersmanagement worden vaak door elkaar gebruikt. Er is echter een wezenlijk verschil tussen beide begrippen. Vaak bedoelt men contractbeheer: het beheren en monitoren van contracten en de vastgelegde afspraken en voorwaarden. Maar wat verstaan wij dan onder leveranciersmanagement?

Leveranciersmanagement is een onderdeel van contractmanagement. Onder leveranciersmanagement vallen alle activiteiten gericht op het verkennen, starten, onderhouden en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers. Dit heeft als doel om continu een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Om leveranciersmanagement daadwerkelijk in een organisatie geïmplementeerd te krijgen, staat een goed contractbeheer en contractmanagement aan de basis.

Aan onze leveranciersmanagementmodule die werkt zoals hierboven aangegeven wordt, wordt nog hard gewerkt. Meer weten? Neem dan nu contact met ons op voor de mogelijkheden.

Uw contracten weer onder controle krijgen?

Bel ons voor de mogelijkheden!