Regelmatig krijgt onze servicedesk vragen over onze software. Soms door nieuwe gebruikers, soms na een release. Een deel van deze vragen behandelen we in het onderdeel ‘Tip van de Maand’. Hoe we de selectie maken? We behandelen de vragen die meerdere keren gesteld zijn of waarbij onze gebruikers veel tijdwinst kunnen halen.
In de tip van deze maand: het borgen van uw interne contractproces door de inzet van een contractworkflow.
Contractmanagement
Contractmanagement is meer dan alleen het overzichtelijk maken van uw contracten. Met volledig contractmanagement houdt u ook in de gaten hoe u uw contract uitnut. Zorgt u voor tussentijdse rapportages en houdt u opzegtermijnen nauwlettend in de gaten. Maar het gaat nog verder!
Beginnen bij het begin
Een contract ontstaat als een overeenkomst tussen twee of meerdere partijen. De gemaakte afspraken over het leveren van producten of diensten leggen de partijen vast in het contract. Steeds weer buigen de partijen zich over de inhoud en formuleringen en zijn diverse afdelingen betrokken bij het proces. Dit kan eenvoudiger. Hoe? Door het inrichten van een contractworkflow.
Met een contractworkflow vereenvoudigt u het hele (interne) proces én gaat u gestructureerd te werk. Per contractsoort maakt u een workflow aan. Alle vervolgstappen legt u vast, inclusief het koppelen van de betrokken afdelingen en medewerkers per stap. Op deze manier gaat u stapsgewijs langs de betrokkenen zonder dat u iemand vergeet of dat een verkeerde volgorde wordt gevolgd.
Compleet overzicht
Door het gehele proces van contractvorming tot en met getekend contract digitaal vast te leggen, beschikt u altijd over de laatste stand van zaken. U kunt te allen tijde zien wat de status is of wie er nog actie moet ondernemen. Bovendien vermijdt u rondslingerende papieren, het werken in vorige versies of zelfs het kwijtraken van contracten.
Door het werken met een contractworkflow beschikt u over een compleet overzicht van de totstandkoming van het contract, van begin tot het einde.
Meer weten?
Het werken met een contractworkflow is een standaard onderdeel van de contractmanagementmodule van INCONTO. Maakt u nog geen gebruik van deze module, maar heeft u wel interesse? Neem dan contact met ons op voor de mogelijkheden.
Gebruikt u reeds de contractmanagementmodule, maar nog niet deze optie? Wij helpen u graag met het inrichten van de workflow, zodat u de volgende stap maakt binnen uw contractmanagement.
Suggesties
Heeft u nog suggesties voor een volgende tip van de maand? Een handige tip die u van onze servicedesk kreeg en die u onze andere klanten niet wil onthouden? Geef het dan nu aan ons door! U kijkt met een andere blik naar ons systeem, waardoor u wellicht extra tips heeft.
Namens de andere gebruikers alvast hartelijk dank!