Regelmatig krijgt onze servicedesk vragen over onze software. Soms door nieuwe gebruikers, soms na een release. Een deel van deze vragen behandelen we in het onderdeel ‘Tip van de Maand’. Hoe we de selectie maken? We behandelen de vragen die meerdere keren gesteld zijn of waarbij onze gebruikers veel tijdwinst kunnen halen. Deze keer echter een nieuwe functionaliteit in de meest recente release van INCONTO: betaling vooraf.
Betaling: vooraf, bij levering of achteraf?
Organisaties zijn het gewend om op rekening te kopen. De afgenomen diensten of producten worden voor de betaling geleverd. De betaling vindt (meestal) plaats binnen 30 dagen na factuurdatum. Wanneer de factuurdatum is, bepaalt de leverancier. Vaak is dat (direct) na verzending van de goederen, soms ook tegelijkertijd. Maar, heel soms komt het voor dat betaling vooraf dient plaats te vinden. De leverancier stuurt dan een pro forma factuur. Situaties waar dit wel eens voorkomt, zijn bijvoorbeeld bij een eerste bestelling, bij een nieuwe leverancier of bij het afsluiten van een abonnement. Als organisatie wil je ook bij vooruitbetalingen het proces in controle hebben en de relatie tussen aanvragen en facturen in stand houden. Ook bij vooraf betalen.
Flexibiliteit en snelheid
Om organisaties de flexibiliteit te geven ook betalingen vooraf te kunnen honoreren, maar wel in controle te blijven, is in de nieuwe release extra functionaliteit toegevoegd. Deze functionaliteit biedt aanvragers de mogelijkheid om bij het aanmaken van de aanvraag, de optie vooraf betalen aan te zetten. Uiteraard hebben we dit als recht toegevoegd, zodat alleen geautoriseerde gebruikers hiervan gebruik kunnen maken. Door deze optie kan een factuur worden gekoppeld aan een aanvraag en worden verwerkt zonder dat de levering heeft plaatsgevonden. De levering gebeurt immers pas na betaling. De aanvraag blijft open staan, zodat men de levering na ontvangst alsnog kan binnen melden.
De voordelen van deze nieuwe functionaliteit? De organisatie blijft in controle van haar uitgaven, meer flexibiliteit in het aanvragen en verwerken van facturen.
Meer weten?
Wilt u meer weten over de inkoopsoftware van INCONTO en hoe uw organisatie van dit nieuwe recht gebruik kan maken? Of hoe uw organisatie de voordelen van een efficiënt ingericht inkoopsysteem en bijhorende processen kan ervaren? Neem dan nu contact met ons op via info@inconto.com of via 0850-185725. Wij staan u graag te woord.
Suggesties
Heeft u nog suggesties voor een volgende tip van de maand? Een handige tip die u van onze servicedesk kreeg en die u onze andere klanten niet wil onthouden? Geef het dan nu aan ons door! U kijkt met een andere blik naar ons systeem, waardoor u wellicht extra tips heeft.
Namens de andere gebruikers alvast hartelijk dank!
